Digitaliseringsskolan – Del 1

Introduktion

Vad innebär egentligen digitalisering? I sin renaste form innebär det att man omvandlar analog information till att bli digital. Detta har de flesta personer och företag redan gjort. 

Många mindre företag har dock utmaningar med att den viktiga affärsinformationen ligger utspridd på en mängd olika digitala verktyg eller programvaror. Man upplever även utmaningar med att manuella arbetsmoment tar tid.

Därför räcker det inte att bara lagra informationen digitalt, den måste också vara enkel att nå och knytas ihop i ett relevant sammanhang. 

Syftet bör vara att automatisera manuella rutiner, att rationalisera bort administrativa arbetsuppgifter, distributionsled, resor och till och med vissa roller samt att kunna erbjuda förbättrad informationsförsörjning och tillgänglighet oavsett tid och plats. Denna verksamhets- eller processdigitalisering innefattar ofta även ändrade arbetsmetoder. 

Det är främst den biten som 20NINEs digitaliseringsskola riktar in sig på, dvs hur ni kan få effektivare arbetsmetoder genom att tillgängliggöra er viktiga information i ett sammanhang som är enkelt att förstå. 

Genom att följa de rekommendationer som ges i digitaiseringsskolan kommer statusen på era relationer och processer bli tydligare, ni behöver bara lägga in information en gång och den är tillgänglig för alla som berörs i realtid och ni blir t.o.m. informerade när uppdateringar sker i realtid. 

Detta leder i sin tur till att ni blir frikopplade från kontoret som den primära platsen att få tag i den senaste informationen eftersom informationen samlats på en central digital plats där var och en hittar den information som är relevant och den är tillgänglig 24/7 i er ficka.

Ni skapar helt enkelt det mobila och digitala kontoret på riktigt.

Steg 1 – Kom igång

Eftersom ni sannolikt redan har er viktiga information spridd över era telefoner, mejl-konton, excel-ark, bokföringssystem etc. är ett första viktigt steg att koppla på en tjänst som lägger sig som ett lager ovan på era andra verktyg och samlar in data från dessa.

Att göra

Steg 1 blir därför att registrera ett konto i 20NINE.

Steg 2 – Kategorisera

Kategorisering av saker är en grundläggande mekanism hos människor. Att placera olika företeelser i samma kategori innebär att vi tar fasta på vissa av deras egenskaper och bedömer att de är lika. 

Genom att vi tar fasta på bara vissa egenskaper, bortser vi från andra där företeelserna kan vara olika. På så sätt reducerar vi komplexiteten i inflödet av information och skapa ett mer hanterbart underlag för våra antaganden och handlingar.

All kognitiv aktivitet innefattar ett moment av omedveten kategorisering av omvärlden som vi behöver för att kunna bearbeta informationen vidare. Inom kognitiv lingvistik uttrycker man detta som: “Ingenting är mer grundläggande än kategorisering för hur vi tänker, varseblir, agerar och talar.”

Detta gäller även den information vi arbetar med inom ett företag, oavsett om jag är en enmansföretagare eller en del av en organisation med fler individer.

Att göra

Nu behöver ni sätta er kategorisering av era relationer (kontakter och företag) så dessa blir lätta att segmentera, söka fram och även masshantera.

Kategorisering kan vara olika för olika företag men tex adress, bransch, typ av kontakter och företag (kund, f.d. kund, potentiell kund, medlem, partner, återförsäljare, leverantör etc.) kan vara bra start. Sedan kan man utöka detta med ännu fler kategorier.

Har man många personer i sina listor kan det vara värt att ha som grundregel att den kategoriserings-struktur man bestämmer ska resultera i att man ska kunna söka fram segment i storleken 40-50 stycken. Har man flera tusen personer i listan räcker det sannolikt därför inte med med adress och typ utan man kanske vill lägga till Position/Roll eller andra, för er, helt unika kategorier.

Standardkategorier

I 20NINE finns det många värden i rullistor etc.. Dessa kan naturligtvis ändras så att de passar ert individuella företag.

Hur man ändrar värden i rullistor:

  1. Klicka på inställningsikonen (kugghjulet) i huvudmenyn
  2. Klicka på Företagets inställningar och “Standardvärden”
  3. För företags- / kontakttyper, kontaktrelationer, kategorier, fokus etc. klicka på rullgardinspilen för att se standardalternativen
  4. För att lägga till en ny, klicka på det gröna plustecknet och lägg till ditt alternativ
  5. För att redigera / radera en befintlig, klicka på de tre punkterna till höger om alternativet

Från denna sektion kan ni även:

  • kategorisera era möten och påminnelser med listan som heter “Fokus”
  • kategorisera era kontakters positioner/roller med listan som heter “Positioner”
  • lägga till branscher i listan som heter “Branscher”

Egna kategorier

Genom att lägga till era egna anpassade datafält blir det lättare att hantera stora datamängder (affärer, företag, kontakter, etc.).

Det kommer också att bli lättare att skapa ringlistor, utföra massuppdateringar, skicka personliga massmejl etc. eftersom det gör det lättare och snabbare att identifiera specifika segment.

Var lägger jag till anpassade fält

  1. Klicka på inställningsikonen (kugghjul) i huvudmenyn
  2. Välj företagsinställningar och alternativet “Egna datafält”
  3. Klicka på det föredragna objektet du vill lägga till ett anpassat datafält till (konto, kontakt, kvalificerad affär etc.)

Vilka datafält kan vi lägga till?

  • Textfält (möjligt att begränsa hur många tecken som kan läggas till)
  • Textboxar (möjligt att begränsa hur många tecken som kan läggas till)
  • Nummerfält (möjligt att begränsa hur många heltal / decimaler som kan läggas till)
  • Rullistor (möjligt att ställa in önskad mängd val och ställa in fältet som multi- / enkelval)
  • Kryssrutor (möjligt att ställa in önskad mängd val och ställa in fältet som multi- / enkelval)
  • Datum (möjligt att ställa in önskat datumformat)
  • Länkar/URL (möjligt att välja olika fördefinierade typer av länkar som t ex LinkedIn, Facebook, Skype etc.)
  • Hashtagg (möjligt att välja vilka produktgrupper som ska vara tillgängliga som hashtags)

Att läsa: Personlig masskommunikation kräver struktur

Steg 3 – Importera

Om du har en fil med företag och personer som du vill lägga till i Salesbox kan du enkelt importera den filen till 20NINE.

Förbered din fil

För att säkerställa att allt data kommer med i importen behöver datat följa 20NINE formatregler. Läs denna instruktion som beskriver datareglerna för en import fil.

Innan du importerar din fil måste du även konvertera filen till formatet .CSV (Om du har ord som innehåller Å, Ä, Ö eller tex spanska eller tyska bokstäver, välj då filformatet .CSV av typen UTF8).

Öppna din fil

  1. Se till att dina kolumnrubriker är den första raden, ta bort alla andra rader ovanför kolumnrubrikerna
  2. Välj Spara som / exportera till
  3. Välj .CSV eller .CSV av typen UTF8

Nu har du en fil som är klar att importera till 20NINE.

Importera din fil

  1. Klicka på inställningsikonen  i huvudmenyn
  2. Välj företagsinställningar, alternativet “Importera”
  3. Klicka på den gröna importknappen
  4. Välj din .CSV-fil från din dator
  5. Nu får du din fil i förhandsgranskningsläge och du ser kolumnrubrikerna + de tre första raderna i din fil
  6. Klicka på knappen “Företag / kontakt”
  7. Välj minst en ansvarig användare (de valda användarna får de importerade kontakterna och företagen i sina personliga listor)
  8. I tabellen nedan kan du matcha vilka kolumner som ska läggas till i vilka datafält i 20NINE (om du har lagt till anpassade datafält är de också tillgängliga för import här)
  9. När du har matchat alla kolumner du vill importera klickar du på skicka-knappen och väntar. (det kan ta några minuter innan den importerade informationen visas i den ansvariga användarens företags- och kontaktlistor) beroende på användarrättigheter kan andra användare också se den importerade informationen om de byter till avdelnings- eller företagsnivå i det användarfilter som du hittar i systemhuvud.

Värt att läsa: Hur man strukturerar en importfil

Det går även att importera kontakter och företag från tex LinkedIn om man har 20NINEs plugin för LinkedIn installerad. 

  1. Klicka på inställningsikonen (kugghjulet) i huvudmenyn
  2. Välj Mina inställningar och alternativet “Tillägg”
  3. Klicka på installationsknappen bredvid LeadClipper
  4. Följ guiden i Google Chrome webbshop
  5. När LeadClipper är installerat i Chrome klickar du på 20NINE-logotypen i din Chrome-webbläsare (övre vänstra hörnet)
  6. Logga in med ditt 20NINE-användarnamn och lösenord
  7. Gå till alla personer på LinkedIn som du vill lägga till i 20NINE och klicka på den blå 20NINE-knappen och välj “Lägg till i kontakter” (Nu får du företaget, företagets logotyp, geografi, kontaktnamn, kontakttitel, foto och geografi läggs till i 20NINE)
  8. Klicka på länken “Kontaktinformation” i profilen Linkedin för personer för att kunna lägga till telefon, e-post etc. till 20NINE också. (Telefon och e-post är vanligtvis bara tillgängliga på kontakter som du är ansluten till på LinkedIn)

Summering

Nu har du du kommit igång med en applikation som samlar er affärsinformation på en plats. Ni har även skapat en tydlig kategorisering av era relationer samt importerat era listor så ni kan börja arbeta med era relationer från en gemensam arbetsplats.

Nästa lektion: Hur man samlar in information automatiskt