Cómo estructurar un archivo de importación

Lamentablemente, muchos programas no aplican ninguna regla de formato que permita añadir cualquier tipo de datos a cualquier campo de datos. Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo. Sin embargo, la limpieza y la corrección de los datos son vitales para poder obtener el máximo valor de un software. Esto es especialmente importante si quiere utilizar un software para registrar sus comunicaciones, como llamadas y correos electrónicos enviados/recibidos. También es importante reducir el número de duplicados en un software.

Por ello, 20NINE comprueba tanto las empresas como los contactos en relación con una importación de archivos para minimizar el número de empresas y contactos duplicados en el sistema. Sin embargo, siempre puede haber situaciones en las que se produzcan duplicados ocasionales después de importar un archivo. 20NINE también aplica reglas de formato para los correos electrónicos y los números de teléfono para que pueda utilizar el sistema posteriormente para sus comunicaciones. 

Por lo tanto, es importante que revise su archivo y se asegure de que no contiene ninguna información duplicada ni rompe las reglas de importación proporcionadas por 20NINE.

Este artículo le enseñará las reglas de duplicación de 20NINE, las reglas de formato y cómo puede asegurarse de tener datos correctos en las celdas de su archivo. 

También le recomendamos que lea este artículo junto con las instrucciones de incorporación de la funcionalidad de importación .CSV.

Reglas de formato – Estas son las reglas de formato que debe seguir:

  • El formato del archivo debe ser .CSV (Si importa datos con caracteres especiales de un alfabeto no inglés como los idiomas nórdicos, alemán, español, etc. Tiene que asegurarse de que su archivo .CSV es del tipo UTF8 para evitar que aparezcan símbolos en lugar de caracteres específicos del país)
  • Las celdas de los números de teléfono sólo pueden incluir números, – y +.
  • Las celdas de correo electrónico sólo pueden incluir formatos de correo electrónico correctos
  • Los valores de fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD o AAAA/MM/DD
  • Si ha añadido campos personalizados, el contenido del archivo debe corresponder a las reglas del campo personalizado. 
    • Ejemplo 1: Un campo de texto personalizado con un máximo de 20 caracteres, entonces el texto en la celda del archivo no puede ser mayor de 20
    • Ejemplo 2: Un campo numérico personalizado tiene los dígitos limitados a 3 y los decimales establecidos en 0, entonces sólo se pueden añadir números de dígitos hasta 100
    • Ejemplo 3: Un valor importado en una lista desplegable personalizada, una casilla de verificación o una etiqueta hash debe escribirse exactamente igual en la celda que en el sistema

Reglas de importación – Estas son las reglas de importación que debe seguir:

  • El archivo de importación puede incluir un máximo de 2 000 filas
  • Para conectar un contacto con una empresa, los datos del contacto y de la empresa deben estar en la misma fila
  • Si varios contactos pertenecen a la misma empresa, copie los datos de la empresa en todas las filas de los contactos correspondientes
  • El nombre y el apellido de los contactos deben estar en columnas separadas
  • Sólo se puede asignar una columna del archivo a un campo de datos en 20NINE, por lo que si necesita añadir el mismo valor de datos a una empresa y a un contacto, necesita una columna para cada objeto, aunque sea el mismo valor de datos
  • Si el sistema identifica algún formato incorrecto, esa fila específica se saltará y no se importará
  • El contacto hereda el tipo y la dirección de la empresa, por lo que basta con asignar estas columnas a la empresa para que se importe tanto a la empresa como al contacto

Reglas de duplicación: 20NINE comprueba la existencia de duplicados tanto en las empresas como en los contactos. Si se identifica un objeto duplicado, el objeto existente dentro de 20NINE se enriquecerá con información adicional del archivo de importación.

Estas son las reglas de duplicación en 20NINE:

  • Reglas de la empresa
    • Si un número de IVA de la empresa ya existe en el archivo, la empresa existente se enriquecerá
    • Si el correo electrónico de la empresa ya existe en el archivo, la empresa existente se enriquecerá
    • Si el nombre de la empresa y el número de teléfono del archivo ya existen en una empresa, la empresa existente se enriquecerá
    • Si el nombre de la empresa, la ciudad y la calle del archivo ya existen en una empresa, la empresa existente será enriquecida
    • Si una empresa existe sin IVA, correo electrónico, teléfono o dirección en el archivo y el mismo nombre existe sin IVA, correo electrónico, teléfono o dirección, la empresa existente se enriquecerá 
    • Ejemplos de cuándo pueden aparecer duplicados:
      • Si el nombre de una empresa del archivo ya existe pero el número de IVA es diferente 
      • Si el nombre de la empresa ya existe en el archivo, pero el correo electrónico es diferente
      • Si ya existe un nombre de empresa en el archivo pero el correo electrónico y el IVA son diferentes
      • Si existe un nombre de empresa sin IVA en el archivo, pero existe el mismo nombre de empresa con IVA
      • Si existe un nombre de empresa sin correo electrónico en el archivo, pero existe el mismo nombre de empresa con correo electrónico

Reglas de contacto

Contactos con empresas conectadas

  • Si ya existe un correo electrónico de contacto en el archivo, el contacto existente se enriquecerá
  • Si ya existe un nombre de contacto y un nombre de empresa conectado en el archivo, el contacto existente se enriquecerá

Contactos sin empresas conectadas 

  • Si el nombre del contacto en el archivo ya existe en un contacto sin una empresa conectada, el contacto existente se enriquecerá
  • Si el nombre del contacto y el teléfono en el archivo ya existen en un contacto sin una empresa conectada, el contacto existente se enriquecerá
  • Si el nombre del contacto y la ciudad en el archivo ya existen en un contacto sin una empresa conectada, el contacto existente se enriquecerá
  • Si el nombre del contacto, la ciudad y la calle en el archivo ya existen en un contacto sin una empresa conectada, el contacto existente se enriquecerá
    • Ejemplos de cuándo pueden aparecer duplicados
      • Si un nombre de contacto del archivo ya existe pero el correo electrónico es diferente 
      • Si ya existe un nombre de contacto en el archivo, pero el nombre de la empresa es diferente y no hay correo electrónico
      • Si un nombre de contacto del archivo ya existe pero el correo electrónico y el nombre de la empresa son diferentes
    • Si existe un nombre de contacto sin correo electrónico en el archivo y el mismo nombre de contacto con correo electrónico en el sistema

NOTA 1: Para minimizar el riesgo de duplicados, le recomendamos que incluya el CIF o el correo electrónico en la empresa y el correo electrónico y el número de teléfono en los contactos.

NOTA 2: Una importación no puede mover un contacto de una empresa a otra o añadir una empresa a un contacto existente sin una empresa conectada. Si se da esta situación, le recomendamos que borre los contactos a los que quiere añadir una empresa y que luego los importe junto con la información de la empresa.

NOTA 3: Las reglas de duplicación también son aplicadas por 20NINE cuando se añade una empresa o contacto manualmente, a través de LinkedIn, desde WordPress, desde Fortnox, etc. En algunos casos, como el de LinkedIn, no se dispone de información sobre el IVA o el correo electrónico, por lo que es importante que el nombre del contacto y el nombre de la empresa se escriban exactamente igual en 20NINE que en

LinkedIn para poder enriquecer los objetos ya existentes con más información de LinkedIn.

¿Cómo puedo asegurar fácilmente que mi archivo tiene datos correctos?

  • Trabaje con archivos más pequeños de unos cientos de filas y no con archivos de miles de filas, ya que es más manejable. Importar datos erróneos sólo traslada el problema del archivo al sistema.
  • Ordene su columna de nombre y asegure que todos los contactos tengan un nombre
  • Ordene la columna de apellidos y asegure que todos los contactos tengan un nombre
  • Ordena tus columnas de nombre de empresa y asegúrate de que el mismo nombre de empresa no existe más de una vez
  • Ordene su columna de teléfonos y asegúrese de que no exista ningún número de teléfono más de una vez.
  • Ordene sus columnas de teléfono y asegúrese de que ninguna celda incluya nada más que números, – o +.
  • Ordene sus columnas de correo electrónico y asegúrese de que ningún correo electrónico exista más de una vez.
  • Ordene sus columnas de correo electrónico y asegúrese de que ninguna celda incluya nada más que formatos reales de correo electrónico.
  • Ordene sus columnas de texto y asegure que ninguna celda incluya más texto del que permiten sus campos de texto personalizados