Det är inte raketforskning att förstå att om du vill nå ett visst mål eller förverkliga en dröm måste du fokusera. Man kan dock diskutera hur de flesta människor beter sig när de tillämpar fokus och hur det påverkar deras resa till målet och deras chanser att nå målet/drömmen.
Här kommer en berättelse om hur vi tillsammans med några kunder förändrade hela sättet att se på hur man följer upp sin försäljning och vilka positiva effekter det hade på deras verksamhet.

Vad är fokus

Låt oss först definiera vad vi menar när vi säger fokus:

När en individ är fokuserad på något, uppmärksammar de det.

Du kan göra en analogi med dina ögon. När dina ögon är fokuserade har de gjort de nödvändiga justeringarna för att tydligt se vad du fokuserar på.

Vi vet också att det som hamnar utanför ögats fokus blir suddigt, vi uppfattar sakerna utanför vårt fokusområde men de är inte tydliga.

Det är samma sak när vi vill fokusera på uppgifter eller handlingar, vi måste ägna dem den uppmärksamhet som krävs för att maximera resultatet av varje enskild handling.

Hur når vi mål/drömmar?

När vi sätter upp mål som betyder något i livet bryter vi vanligtvis ner dessa mål i separata delmål som måste uppfyllas, vi kan kalla dem händelser.

Detta är det vanliga sättet att göra det både tydligt och även möjligt att nå målet.

Att nå mål är i princip bara en uppsättning händelser som händer efter varandra.

Hur brukar vi bete oss då …

Om det är en dröm fastnar tyvärr många i stadiet att bara drömma om slutmålet, det vill säga när drömmen har förverkligats, är det bra, men det tar dig inte närmare. Det är genomförandet av händelserna på vägen för att nå drömmen som faktiskt får dig dit.

I många andra delar av livet som inom sport eller i några gamla filosofier (stoicism) är behovet av att fokusera på nästa steg helt avgörande för att nå slutmålet.

Inom fotbollen tänker de inte bara på säsongens sista match, där de kan vinna ligan, de fokuserar på nästa match, nästa halvlek eller till och med nästa kvart, och att alltid göra sitt bästa där och då.

Det är det beteendet som ökar chansen att faktiskt nå målet eller drömmen, inte drömmandet om drömmen i sig och att fokusera på det sista steget.

Detta tar inte bort behovet av att ibland höja huvudet och se den större bilden, som kan ge energi åt din ambition och till och med få dig att gå de extra metrarna i nästa händelse/steg.

Förändra ditt sätt att hantera affärer och processes

Så när det gäller att stänga affärer och i synnerhet att arbeta med affärer i en process, är det annorlunda? Jag skulle säga, nej, det är samma filosofi som gäller även här.

Vad är en affär om inte en serie händelser som måste passeras för att komma till slutmålet, det vill säga underteckna avtalet med kunden.

Baserat på detta, är det inte då konstigt att alla CRM, de flesta ledningsgrupper och de flesta säljare alltid fokuserar på det sista steget, det vill säga avslutsdatumet? Varför är det så?

Detta härrör från ett kontroll- och prognosbehov och det har påverkat hur de flesta CRM och säljavdelningar fungerar. Fokus ligger på avslut och prognoser istället för nästa steg.

Detta är en av de största anledningarna till att många säljare ,med alla rätt, anser att CRM bara är ett kontroll- och rapporteringsverktyg för ledningen och inte ett verktyg för dem själva.

Det här är det har tänket som gör CRM:et till en plats dit du går för att rapportera av vad du har gjort och inte en plats dit du går för att förstå vad du ska fokusera på härnäst, det vill säga ett arkivsystem snarare än ett verktyg som hjälper den enskilde och gruppen att fokusera och göra det tydligt vad jag ska göra framåt.

Hur kan man förvänta sig att maximera och prestera sitt bästa om man inte fokuserar på varför, vad och när man ska kryssa i nästa ruta utan snarare drömma om avslutsdatumet?

Utfall i verkligheten

För några år sedan pratade vi med några kunder, oberoende av varandra, och de hade alla samma problem.

Problemet var att de flesta säljare kontinuerligt hade affärer med gamla avslutsdatum i sina processer. Kunderna frågade oss om vi hade några idéer om vad de kunde göra för att komma bort från detta beteende.

De hade provat många olika angreppssätt såsom att tjata på sina säljare, ge bonus, förklara vikten för företaget som helhet etc. men ingenting tycktes hjälpa.

Vi tog till oss av problemet och började fundera på hur problem kunde lösas kom tillbaka med en idé som vi ville pröva tillsammans med dessa kunder. Tanken var att skapa en situation där

1. Aktivitetstavlan faktiskt gav ett verkligt värde tillbaka till säljaren, och inte bara till ledningen
2. Att skapa en situation där de som driver processen hade 100% kontroll och inte blev beroende av externa faktorer eller beslut
   

Tanken var att sluta använda avslutsdatumet som datum för avslutet utan istället se datumet som datumet för nästa steg på varje enskild affär.

Detta för att

1. Avslutsdatumet är det sista steget i en serie händelser och vanligtvis många veckor eller månader in i framtiden
2. Det är mycket svårt att förutse när en affär blir avslutad, även för de bästa säljarna, eftersom datumet faktiskt inte kontrolleras av dem utan av kunden
3. Eftersom avslutsdatumet mest används ur ett lednings-/prognosperspektiv och inte används av säljarna i lika stor utsträckning (Därav många gamla datum ELLER datum i slutet av månaden, kvartalet, året, dvs bara skjutit framåt eftersom ledningen vill ha ett framtida datum.)
   

Angående nästa steg. Det kan vara något som säljaren kommit överens om med den potentiella kunden/kunden t ex ett bokat möte, schemalagt samtal, att säljaren ska skicka något etc. Men även i de fall ingenting finns överenskommet kan säljaren fortfarande, med 100% kontroll, ange när den tror att den vill följa upp affären, varför den vill göra det och vad den ska fokusera på under uppföljningen, dvs maximera fokuset på nästa steg!

För att göra aktivitetstavlan ännu mer tydlig och relevant rekommenderade vi också dessa kunder att sluta titta på aktivitetstavlan ur ett årsperspektiv eller ännu värre (ingen tidsperiod alls, dvs alla affärer visas oavsett tid) och istället börja titta på aktivitetstavlan från ett veckoperspektiv. Detta även för de kunder som normalt har 12-24 månader innan de kommer till avslut, eftersom de affärerna också bara är en serie händelser.

Testen vi genomförde med dessa initiala kunder var så framgångsrika att vi började rekommendera alla andra kunder vi pratade med att göra detsamma och gissa vad de fick effekt?

Vad blev då effekten?

• De hade Inga affärer med gamla datum kvar längre eftersom affärerna i aktivitetstavlan är 100% baserade på säljarnas input
• De som säljer kunde tydligt se vad de skulle fokusera på varje vecka och varför (I stället för att se alla affärer kunde de nu fokusera på de affärer som de behöver vidta åtgärder på denna vecka)
• Säljare och ledning kunde lättare optimera varje nästa steg eftersom dialogerna mellan säljcheferna och säljarna blev mer fokuserade på nästa steg och mindre på när varje affär skulle stängas.
• Säljarna blev mindre stressade
  

Det positiva resultatet av alla dessa tester gjorde att vi designade om aktivitetstavlan i 20NINE och gjorde hela tänket med nästa steg till standard i 20NINE.

Ps. För dem som fortfarande vill ha ett avslutsdatum lägger de bara till ett eget datafält som heter Avslutssdatum så att de kan skapa rapporter, även om synen på prognoser också har förändrats för många som har tillämpat filosofin “fokusera på nästa steg”.

Prognoser baserade på dålig input är tyvärr inte värda mycket i alla fall och eftersom det för de flesta i praktiken handlar om kvalificerad gissningar fokuserar de mest på antalet affärer och nästa steg för att se till att de har tillräckligt för att nå sina övergripande mål.