Digitaliseringsskolan – Del 3

Steg 1 – Få koll på affärerna

Att digitalisera handlar i stor utsträckning om att kunna dra smarta slutsatser baserat på data man har samlat på sig. Även om denna skola handlar om digitalisering vill vi i denna lektion även passa på att lägga in några ord om synen på hur man arbetar med affärer för att få så bra fokus och kontroll som möjligt.

Affärer handlar oftast om att man vill nå ett visst mål som individ eller som företag och det är inte svårt att förstå att det kräver fokus för att nå målet. Man kan dock diskutera hur de flesta människor beter sig när de tillämpar fokus och hur det påverkar deras resa till målet och deras chanser att nå målet.

Låt oss först definiera vad vi menar när vi säger fokus

När en individ är fokuserad på något, uppmärksammar de det. Du kan göra en analogi med dina ögon. När dina ögon är fokuserade har de gjort de nödvändiga justeringarna för att tydligt se vad du fokuserar på.

Vi vet också att det som hamnar utanför ögats fokus blir suddigt, vi uppfattar sakerna utanför vårt fokusområde men de är inte tydliga.

Det är samma sak när vi vill fokusera på uppgifter eller handlingar, vi måste ägna dem den uppmärksamhet som krävs för att maximera resultatet av varje enskild handling.

Hur når vi mål?

När vi sätter upp mål som betyder något i livet bryter vi vanligtvis ner dessa mål i separata delmål som måste uppfyllas, vi kan kalla dem händelser.

Detta är det vanliga sättet att göra det både tydligt och även möjligt att nå målet.

Att nå mål är i princip bara en uppsättning händelser som händer efter varandra.

Hur brukar vi bete oss då …

Om det är en dröm fastnar tyvärr många i stadiet att bara drömma om slutmålet, det vill säga när drömmen har förverkligats, är det bra, men det tar dig inte närmare. Det är genomförandet av händelserna på vägen för att nå drömmen som faktiskt får dig dit.

I många andra delar av livet som inom sport eller i några gamla filosofier (stoicism) är behovet av att fokusera på nästa steg helt avgörande för att nå slutmålet.

Inom fotbollen tänker de inte bara på säsongens sista match, där de kan vinna ligan, de fokuserar på nästa match, nästa halvlek eller till och med nästa kvart, och att alltid göra sitt bästa där och då.

Det är det beteendet som ökar chansen att faktiskt nå målet eller drömmen, inte drömmandet om drömmen i sig och att fokusera på det sista steget.

Detta tar inte bort behovet av att ibland höja huvudet och se den större bilden, som kan ge energi åt din ambition och till och med få dig att gå de extra metrarna i nästa händelse/steg.

Vikten av nästa steg i varje affär

Så när det gäller att stänga affärer och i synnerhet att arbeta med affärer i en process, är det annorlunda? Nej, det är samma filosofi som gäller även här.

Vad är en affär om inte en serie händelser som måste passeras för att komma till slutmålet, det vill säga underteckna avtalet med kunden. Det är därför viktigt att hela tiden fokusera på nästa steg i varje affär för att säkerställa att den inte ramlar mellan stolarna samt för att öka chanserna att nå målet.

Vikten av att definiera vad en kvalificerad affär innebär

När man arbetar med kunder och affärer är det lätt att hamna i ett läge där allt är lika viktigt. Tyvärr leder ett sådant beteende till att många bra saker ramlar mellan stolarna. En kvalificerad affär, dvs en affär som uppfyller vissa krav, kräver sannolikt mer fokus än en affär som är okvalificerad. Därför är det bra att sätta en intern definition för vad en kvalificerad affär innebär, dvs vilka krav ska en affär uppfylla för att anses vara kvalificerad. Detta är lika viktigt för en enmansföretagare som för en större organisation där fler arbetar med affärer.

Hantera affärerna i en aktivitetstavla

Genom att lägga in sina kvalificerade affärer med ett tydligt datum för nästa steg i en aktivitetstavla får man en tydlig överblick över vilken fas varje affär befinner sig i samt även när nästa steg ska tas och vad som ska göras i nästa steg.

Om man även har flera aktivitetstavlor för olika tex geografiska områden, branscher eller bara uppdelat i nykund/befintlig kund får man en ännu bättre överblick över vad man ska fokusera på i det korta action-fokuserade perspektivet och även det långsiktiga helikopterperspektivet.

Det handlar helt enkelt om att skapa en situation där ni har 100% kontroll över era pågående affärer och inget ramlar mellan stolarna.

Definiera vad ni säljer för något

Genom att kategorisera era produkter/tjänster i 20NINE kan ni göra det möjligt att söka fram alla kontakter och företag som köpt en viss produkt, en viss typ av produkt eller en produkt inom en viss produktgrupp. Det kan vara ett väldigt effektivt sätt att skapa merförsäljning bland kunder som redan handlat av er sedan tidigare.

Med kategoriserade produkter kan ni även filtrera er aktivitetstavla och få en snabb överblick över hur många affärer och även orders ni har kopplat till en viss produkt, typ av produkt eller produktgrupp, vilket också snabbar upp er förståelse för hur ni ligger till.

Att göra

  1. Definiera och kategorisera era produkter/tjänster ni säljer
  2. Definiera vad det innebär att en affär är kvalificerad
  3. Börja lägga in de affärer ni anser är kvalificerade i aktivitetstavlan 

Mer att läsa:

Hur får jag en fokuserad aktivitetstavla

Steg 2 – Automatisera faktureringen

När affärer väl har stängts brukar det betyda att det vid något tillfälle ska skickas en faktura på det kunden beställt. För att slippa skicka information till den som ansvarar för faktureringen eller själv behöva skriva in samma kund information en gång till kan det vara bra att koppla på ett ekonomisystem till 20NINE. I Sverige sitter 20NINE ihop med Fortnox.

När ni kopplat ihop 20NINE och Fortnox kommer ni i samband med att ni lägger in orders i 20NINE eller avslutar affärer som vunna få frågan om ni vill synka affären/ordern till Fortnox. Om ni gör det kan ni välja att skapa en faktura eller order i Fortnox. I samband med det skapas även en ny kund och även nya artiklar om de saknas i Fortnox sedan tidigare.

På så sätt kan ni stänga affärer från både datorn och telefonen och samtidigt få över allt till den som ansvarar för faktureringen med några få knapptryck.

Att göra

  1. Koppla ihop 20NINE och Fortnox
  2. Börja synka över era vunna affärer i takt med att ni vinner affärer

Summering

Nu är ni klara med den sista lektionen. Har ni följt alla rekommendationer har ni tagit ett stort steg i modern digitalisering, dvs att göra er viktiga information om relationer och processer tillgänglig i en App som alla kan nå 24/7 och hela tiden vara säkra på att de snabbt kan hitta rätt information och senaste statusen så ni som företag blir fria att arbeta från valfri plats och tid samtidigt som ni har full koll på era relationer och processer.