Digitaliseringsskolan – Del 2

Steg 1 – Samla in information automatiskt

Även ett mindre företag producerar en mängd värdefull information varje dag. Det kan vara mejl som skickas/tas emot, samtal som rings eller samtalsförsök som genomförs. Det skapas även regelbundet nya dokument som ska skickas externt, tex avtal, offerter, leveransbekräftelser etc.

Att sammanställa och dela denna information kan vara både tidskrävande och jobbigt. Att hela tiden ha koll på följande saker är viktigt för att kunna agera snabbt

  • den senaste statusen i dialogen med en enskild relation 
  • senaste avtalet
  • senaste offertmallen

Det ska inte behövas några samtal till kollegor eller möten för att få fram senaste statusen. Den ska hela tiden finnas lättillgänglig och helst från telefonen också. 

Genom att låta en smart programvara automatiskt samla in samtalen och skickade/mottagna mejl och addera dessa till en kommunikationslogg kan ni hela tiden ha koll på senaste kommunikationen med er relation.

Genom att koppla på er dokumentlagring (Dropbox, OneDrive, GoogleDrive) kan ni även knyta in era dokument till dessa relationer.

Målet med detta är att ni inte ska behöva fundera på var informationen ligger lagrad någonstans (kollegans mejlinkorg, telefonboken, telefonloggen, mapp struktur på dokumentytan etc.) Ni ska bara behöva veta vilken relation ni vill få information om och där ska ni hitta all denna information.

Logga samtal och samtalsförsök

  • Ladda ned 20NINE från Apple Appstore eller GooglePlay och ring era kontakter direkt från appen, då loggas alla samtal och samtalsförsök automatiskt
  • Koppla ihop 20NINE med Microsoft Teams, då loggas alla samtal och samtalsförsök gjorda med Teams givet att telefonnumret även finns i 20NINE

Synka alla skickade / mottagna Mejl

Varje användare i ditt konto kan ansluta sitt Office 365- eller Google-konto.

  1. Klicka på Länk-knappen för antingen Office 365 eller Google
  2. Logga in på Microsoft eller Google i popup-fönstret
  3. Klicka på knappen “Synkronisera kalender”
  4. Klicka på knappen “Synkronisera e-post”

E-postsynkronisering

Nu kommer alla e-postmeddelanden som du skickar eller tar emot från dina 20NINE-kontakter sparas i loggen “Senaste kommunikation” på kontakter och företag. 

Du kan skicka eller ta emot dina e-postmeddelanden från din dator, telefon eller e-postklient så länge det är din Office365 / Gmail-e-postadress du använder.

Mer att läsa:

Ring från 20NINE med Teams

Koppla på extern dokumentlagring

  1. Skapa ett speciellt användarkonto för dokument i OneDrive/DropBox/GoogleDrive och anslut det till 20NINE från kugghjulet/integreringarna i 20NINE.
  2. Gå till OneDrive/DropBox/GoogleDrive och ni kommer nu att se en 20NINE mapp på översta nivån i OneDrive. Klicka på den mappen för att ställa in vilka användare i er organisation som ska kunna komma åt mappen 20NINE, helst alla användare med åtkomst till 20NINE
  3. Ni kan nu börja lägga till dokument till företag, kontakter eller affärer/ordrar i 20NINE genom att klicka på Lägg till mer plus inloggning på höger sida på ett specifikt företag, kontakt eller affär/order
  4. För att läsa ett dokument, klicka på dokumentikonen på företaget, kontakt eller affär/beställ, klicka sedan på dokumentet och klicka sedan på “ögat”. Dokumentet öppnas nu i en ny flik i din webbläsare. (Alla användare som inte har beviljats ​​läsrättigheter i mappen 20NINE på OneDrive/DropBox/GoogleDrive kommer att uppmanas att logga in med inloggningsuppgifterna för det anslutna gemensamma dokumentkontot som ni skapade i steg 1)
  5. Om ni också använder 20NINE e-Signing kommer ni att kunna spara era signerade dokument direkt till OneDrive/DropBox/GoogleDrive genom att välja om det signerade dokumentet ska sparas på företaget, kontakten eller affären/ordern

Steg 2 – Effektivisera dokumenthantering

När det gäller dokumenthantering är de flesta vana vid att arbeta med Microsoft Word. Det är ett bra verktyg men kan lätt leda till att det uppstår osäkerhet var den senaste versionen av ett dokument finns, Word läser inte in information från ett system utan all information måste läggas in manuellt. 

Det kan lätt leda till att dokumenthanteringen blir en flaskhals en i övrigt relativt snabb process.

För att komma runt dessa hinder kan smart digitalisering med dokumentmallar göra dessa processer betydligt snabbare och även säkrare då det alltid är senaste versionen som används av en mall. 

Genom att även lägga till E-signering som en aktiv komponent får ni ännu snabbare och säkrare dokumentrutiner. 

Att signera och lagra avtal direkt på relationen, från mobilen eller datorn, är både smidigt säkert, då ni aldrig behöver oroa er var ni hittar era tex avtal.

Skapa mallar

  • Ni kan enkelt skapa mallar från kugghjulet/mallar
  • Ni kan välja att lägga in texter, bilder, data från systemet i varje mall

Använda e-Signering

– Från kontakten, företaget eller affären kan ni enkelt klicka på dokumentikonen och välja en färdig mall ni skapat eller ladda upp en PDF och sedan skicka iväg för e-signering. I 20NINE betalar ni styckevis per dokument efter att dokumentet skrivits under av alla parter. Ni kan skicka iväg dokument för signering både från mobilapparna och webbversionen av 20NINE.

Steg 3 – Gör fakturainformationen tillgänglig

De flesta företag har ett digitalt verktyg för att hantera både faktureringen och bokföringen. Det verktyget brukar dock vara begränsat till att bara användas av personerna på ekonomiavdelningen och det är inte heller ett lämpligt verktyg för att underhålla relationer.

För att ytterligare snabba upp processer kan det vara en bra idé att få in fakturainformationen i det verktyg ni har för att hantera era relationer och relationsprocesser. Då kan alla med tillgång till en relation snabbt se hur mycket relationen fakturerats och vad som fakturerats och när. 

Koppla ihop 20NINE och Fortnox

Om ni använder Fortnox kan ni enkelt koppla på 20NINE och få över alla kunder, fakturor och artiklar till 20NINE. 20NINE synkar detta även löpande så ni alltid har den rätta fakturainformationen tillgänglig per relation i 20NINE, via datorn eller mobilappen.

Mer att läsa:

Varför koppla Fortnox till 20NINE

Summering

Nu har ni tagit nästa steg i er digitalisering och för många räcker detta mer än väl. Nu har ni era relevanta relationer i en gemensam yta och de är kategoriserade och lätta att söka fram och hantera enskilt eller med masshantering. Efter Lektion 2 får ni även in alla era samtal, samtalsförsök, skickade/mottagna mejl i kommunikationsloggen samt har kopplat er dokumentlagring till 20NINE så ni alltid har tillgång till de senaste dokumenten per relation och enkelt kan skapa nya dokument online samt skicka iväg dessa för E-signering, från både datorn och mobilappen.

Nästa lektion: Hur man effektiviserar sin prospektering, försäljning och fakturering