Step 1 – Tenere traccia degli affari

La digitalizzazione riguarda in gran parte la capacità di trarre conclusioni intelligenti sulla base dei dati raccolti. Anche se questa guida riguarda la digitalizzazione, in questa sessione vogliamo anche cogliere l’opportunità di aggiungere qualche parola sul punto di vista di come lavorare con il business per ottenere la massima concentrazione e controllo possibile. Fare affari di solito significa voler raggiungere un certo obiettivo come individuo o come azienda e non è difficile capire che ci vuole concentrazione per raggiungere l’obiettivo. Tuttavia, si può discutere su come la maggior parte delle persone si comportano quando mettono in pratica la concentrazione e su come questo influisce sul loro percorso verso l’obiettivo e sulle loro possibilità di raggiungerlo.

Definiamo prima cosa intendiamo quando parliamo di focalizzazione

Quando un individuo è concentrato su qualcosa, presta attenzione su di essa. Si può fare un’analogia con i vostri occhi. Quando i vostri occhi sono concentrati, hanno fatto le regolazioni necessarie per vedere chiaramente ciò su cui vi state concentrando. Sappiamo anche che ciò che cade al di fuori della messa a fuoco dell’occhio diventa sfocato, percepiamo le cose al di fuori della nostra area di messa a fuoco ma non sono chiare. È lo stesso quando vogliamo concentrarci su attività o azioni, dobbiamo prestare loro l’attenzione necessaria per massimizzare il risultato di ogni singola azione.

Come possiamo raggiungere i nostri obiettivi?

Quando fissiamo degli obiettivi che hanno un significato nella vita, di solito dividiamo questi obiettivi in sotto-obiettivi separati che devono essere raggiunti, possiamo chiamarli eventi. Questo è il solito modo per rendere chiaro e anche possibile raggiungere l’obiettivo. Raggiungere gli obiettivi è fondamentalmente solo un insieme di eventi che accadono uno dopo l’altro.

Come ci comportiamo di solito…

Se si tratta di un sogno, purtroppo molti si bloccano nella fase di sognare solo l’obiettivo finale, cioè, quando il sogno si è realizzato, è bello, ma non ti porta più vicino. È l’attuazione degli eventi sulla strada per raggiungere il sogno che ti porta effettivamente lì. In molte altre parti della vita, come nello sport o in alcune vecchie filosofie (stoicismo), la necessità di concentrarsi sul prossimo passo è assolutamente fondamentale per raggiungere l’obiettivo finale. Nel calcio, non si pensa solo all’ultima partita della stagione, dove possono vincere il campionato, ma ci si concentra sulla prossima partita, il prossimo tempo o addirittura il prossimo quarto, e per fare sempre del proprio meglio lì e allora. È il gesto che aumenta la possibilità di raggiungere effettivamente l’obiettivo o il sogno, non il sognare il sogno stesso e concentrarsi sull’ultimo passo. Questo non elimina la necessità di alzare a volte la testa e vedere il quadro generale, che può dare energia alla vostra ambizione e anche farvi proseguire nel prossimo evento / passo.

L’importanza del prossimo passo in ogni affare

Quindi, quando si tratta di chiudere affari e soprattutto di lavorare con gli ordini in un processo, è diverso? No, è la stessa filosofia che si applica anche qui. Cos’è un progetto se non una serie di eventi che devono essere superati per raggiungere l’obiettivo finale, cioè firmare l’accordo con il cliente. È quindi importante concentrarsi costantemente sul prossimo passo di ogni affare per assicurarsi di non perdersi un bicchier d’acqua e per aumentare le possibilità di raggiungere l’obiettivo.

L’importanza di definire cosa significa un affare qualificato

Quando si lavora con i clienti e gli affari, è facile finire in una situazione in cui tutto è ugualmente importante. Sfortunatamente, tale comportamento porta a far cadere molte cose buone nel nulla. Un affare qualificato, cioè un affare che soddisfa certi requisiti, probabilmente richiede più attenzione di un affare che non è qualificato. Pertanto, è bene stabilire una definizione interna per ciò che comporta una transazione qualificata, cioè quali requisiti una transazione deve soddisfare per essere considerata qualificata. Questo è importante tanto per una ditta individuale quanto per un’organizzazione più grande dove più persone lavorano con gli affari. 

Gestire le transazioni in una scheda di attività

Inserendo i tuoi affari qualificati con una data chiara per il prossimo passo in una scheda attività, avrai una chiara visione d’insieme della fase in cui si trova ogni affare e anche quando il prossimo passo dovrebbe essere fatto e cosa fare nel prossimo passo. Se si hanno anche diverse schede di attività per diverse aree geografiche, settori o semplicemente divise in nuovo cliente / cliente esistente, si ha una panoramica ancora migliore di ciò su cui concentrarsi nella prospettiva a breve termine e anche nella prospettiva a lungo termine. Si tratta semplicemente di creare una situazione in cui hai il 100% di controllo sui tuoi ordini in corso e nulla passa inosservato.

 

Definisci cosa stai vendendo

Categorizzando i tuoi prodotti/servizi in 20NINE, puoi rendere possibile la ricerca di tutti i contatti e le aziende che hanno acquistato un certo prodotto, un certo tipo di prodotto o un prodotto all’interno di un certo gruppo di prodotti. Può essere un modo molto efficace per creare vendite aggiuntive tra i clienti che hanno già acquistato da te in precedenza. Con i prodotti categorizzati, puoi anche filtrare la tua scheda delle attività e ottenere una rapida panoramica di quante vendite e anche ordini hai collegato a uno specifico prodotto, tipo di prodotto o gruppo di prodotti, il che accelera anche la tua consapevolezza di come stai lavorando.

Cosa fare

1. Definite e categorizzate i vostri prodotti/servizi che vendete
2. Definire cosa intendete per affare qualificato
3. Iniziate a pubblicare gli ordini che pensate siano qualificati nella bacheca delle attività

Maggiori informazioni:

Come avere una scheda delle attività precisa

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Step 2 – Automatizzare la fatturazione

Una volta che gli ordini sono stati chiusi, questo di solito significa che ad un certo punto verrà inviata una fattura per ciò che il cliente ha ordinato. Per evitare di inviare informazioni alla persona responsabile della fatturazione o di dover inserire di nuovo le stesse informazioni sul cliente, può essere utile collegare un sistema di gestione finanziaria a 20NINE. In Svezia, 20NINE sta collaborando con Fortnox. Quando hai collegato 20NINE e Fortnox, in relazione agli ordini che effettui in 20NINE o gli ordini conclusi ti verrà chiesto se vuoi sincronizzare l’affare/ordine con Fortnox. Se lo fai, puoi scegliere di creare una fattura o un ordine in Fortnox. In relazione a questo, viene anche creato un nuovo cliente e anche nuovi articoli se questi non sono presenti in Fortnox. In questo modo, è possibile chiudere le transazioni sia dal computer che dal telefono e allo stesso tempo consegnare tutto alla persona responsabile della fatturazione con pochi tasti.

Cosa fare

1. Collegare 20NINE e Fortnox
2. Cominciare a sincronizzarsi le tue transazioni vincenti man mano che le acquisisci

 

Riepilogo

Ora avete concluso l’ultima sessione. Se avete seguito tutte le raccomandazioni, avete fatto un grande passo nella digitalizzazione moderna, rendendo cioè disponibili le vostre informazioni importanti su relazioni e processi in un’App che tutti possono raggiungere 24/7 ed essere sempre sicuri di poter trovare rapidamente le informazioni giuste e lo stato più aggiornato in modo che voi come azienda siate liberi di lavorare da qualsiasi luogo e momento mentre avete il pieno controllo delle vostre relazioni e processi.