Scuola di digitalizzazione – 2

Step 1 – Raccogliere informazioni automaticamente

Anche una piccola impresa produce una ricchezza di informazioni preziose ogni giorno. Possono essere email che vengono inviate/ricevute, chiamate che vengono fatte o tentativi di chiamata che vengono eseguiti. Vengono anche creati regolarmente nuovi documenti da inviare all’esterno, come contratti, preventivi, conferme di consegna, ecc. Compilare e condividere queste informazioni può essere noioso e dispendioso in termini di tempo. Tenere traccia delle seguenti cose in ogni momento è importante per essere in grado di recuperare rapidamente

  • l’ultimo stato di comunicazione con un cliente
  • l’ultimo contratto o accordo
  • l’ultimo preventivo

Non avrete bisogno di chiamate a colleghi o riunioni per ottenere la situazione aggiornata. Dovrebbe essere sempre facilmente accessibile e preferibilmente anche dal telefono. Avendo un software intelligente che raccoglie automaticamente le chiamate e le e-mail inviate/ricevute e le aggiunge a un registro delle comunicazioni, è possibile tenere sempre traccia delle ultime comunicazioni con il proprio cliente. Collegando il tuo archivio di documenti (Dropbox, OneDrive, GoogleDrive) puoi anche collegare i tuoi documenti a queste comunicazioni. Lo scopo di questo è che non si deve pensare a dove le informazioni vengono memorizzate (il cestino delle e-mail dei colleghi, la rubrica, il registro del telefono, la struttura delle cartelle, ecc.) Si deve solo sapere su quale contatto si vogliono informazioni e dove si possono trovare..

Registra le chiamate e i tentativi di chiamata

  • Scarica 20NINE da Apple Appstore o GooglePlay e chiama i tuoi contatti direttamente dall’applicazione, quindi tutte le chiamate e i tentativi di chiamata vengono registrati automaticamente
  • Connetti 20NINE con Microsoft Teams, poi tutte le chiamate e i tentativi di chiamata fatti con Teams vengono registrati, dato che il numero di telefono è anche in 20NINE

Sincronizzare tutte le e-mail inviate/ricevute

Ogni utente del tuo account può collegare il suo account Office 365 o Google.

  • Fare clic sul pulsante di collegamento per Office 365 o Google
  • Accedi a Microsoft o Google nella finestra popup
  • Fai clic sul pulsante “Sincronizza calendario”
  • Clicca il pulsante “Sincronizza la posta elettronica”

Sincronizzazione e-mail

Ora tutte le e-mail che invii o ricevi dai tuoi contatti 20NINE saranno salvate nel registro “Ultime comunicazioni” su contatti e aziende. Puoi inviare o ricevere le tue e-mail dal tuo computer, telefono o client di posta elettronica, purché sia il tuo indirizzo e-mail Office365 / Gmail che usi.

Maggiori informazioni:

Chiamate da 20NINE con Teams

Collegare un’archiviazione esterna di documenti

  1. Crea un account utente speciale per i documenti in OneDrive / DropBox / GoogleDrive e collegalo a 20NINE dall’ingranaggio / integrazioni di 20NINE.
  2. Vai a OneDrive / DropBox / GoogleDrive e ora vedrai una cartella di primo livello 20NINE in OneDrive. Fai clic su quella cartella per impostare quali utenti della tua organizzazione dovrebbero essere in grado di accedere alla cartella 20NINE, preferibilmente tutti gli utenti con accesso a 20NINE
  3. Ora puoi iniziare ad aggiungere documenti ad aziende, contatti o attività/ordini in 20NINE facendo clic su Aggiungi più login sul lato destro di una specifica azienda, contatto o attività/ordine
  4. Per leggere un documento, clicca sull’icona del documento sull’azienda, contatto o affare/ordine, poi clicca sul documento e poi clicca su “l’occhio”. Il documento si apre ora in una nuova scheda del vostro browser. (Tutti gli utenti a cui non è stato concesso l’accesso in lettura nella cartella 20NINE su OneDrive / DropBox / GoogleDrive saranno invitati ad accedere con le informazioni di accesso per l’account del documento condiviso collegato che hai creato nel passaggio 1)
  5. Se si utilizza anche la firma elettronica 20NINE, sarà possibile salvare i documenti firmati direttamente su OneDrive / DropBox / GoogleDrive scegliendo se salvare il documento firmato sull’azienda, sul contatto o sull’affare / ordine

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Step 2 – Semplificare la gestione dei documenti

Quando si tratta di gestione dei documenti, la maggior parte delle persone sono abituate a lavorare con Microsoft Word. È un ottimo strumento ma può facilmente portare all’incertezza su dove si trova l’ultima versione di un documento, Word non carica le informazioni da un sistema ma tutte le informazioni devono essere inserite manualmente. Questo può facilmente portare la gestione dei documenti a diventare un collo di bottiglia, un processo al contrario relativamente veloce.

Per aggirare questi ostacoli, la digitalizzazione intelligente con modelli di documenti può rendere questi processi molto più veloci e anche più sicuri, poiché è sempre l’ultima versione utilizzata di un modello. Aggiungendo anche la firma elettronica come componente attiva, si ottengono procedure di documenti ancora più veloci e sicure. Firmare e archiviare accordi direttamente collegati al clienti, dal vostro telefono cellulare o computer, è sia facilmente sicuro, in quanto non dovete mai preoccuparvi di dove trovare i vostri contratti ad esempio.

Creare modelli di documenti

  • È possibile creare facilmente modelli dall’ingranaggio/modelli
  • Si può scegliere di inserire testi, immagini, dati dal sistema in ogni modello

Applicare la firma elettronica

Dal contatto, dall’azienda o dall’ordine, puoi facilmente cliccare sull’icona del documento e selezionare un modello completo che hai creato o caricare un PDF e poi inviarlo per la firma elettronica. In 20NINE, si paga in modo frammentario per documento dopo che il documento è stato firmato da tutte le parti. Puoi inviare i documenti per la firma sia dalle app mobili che dalla versione web di 20NINE.

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Step 3 – Rendere disponibili le informazioni della fattura

La maggior parte delle aziende ha uno strumento digitale per gestire sia la fatturazione che la contabilità. Tuttavia, tale strumento di solito si limita ad essere usato solo dalle persone del dipartimento finanziario, né è uno strumento adatto a mantenere le relazioni. Per velocizzare ulteriormente i processi, può essere una buona idea avere le informazioni delle fatture nello strumento che si ha per gestire le relazioni e i processi di relazione. Così tutti coloro che hanno accesso a una relazione possono vedere rapidamente quanto la relazione è stata fatturata e cosa è stato fatturato e quando.

Collegare 20NINE e Fortnox

Se usi Fortnox, puoi connetterti facilmente a 20NINE e trasferire tutti i clienti, le fatture e gli articoli a 20NINE. 20NINE inoltre sincronizza questo continuamente in modo da avere sempre le giuste informazioni sulle fatture disponibili per ogni relazione in 20NINE, tramite il computer o l’app mobile.

 

Riepilogo

Ora avete fatto il passo successivo nella vostra digitalizzazione e per molti questo è più che sufficiente. Ora hai le tue relazioni rilevanti in un’area comune e sono categorizzate e facili da cercare e gestire individualmente o con la gestione di massa. Dopo la Lezione 2, hai anche tutte le tue chiamate, i tentativi di chiamata, le e-mail inviate/ricevute nel registro delle comunicazioni e hai collegato il tuo archivio documenti a 20NINE in modo da avere sempre accesso agli ultimi documenti per relazione e puoi facilmente creare nuovi documenti online e inviarli per la firma elettronica, sia dal computer che dall’app mobile.
Lezione successiva: Come semplificare la ricerca, le vendite e la fatturazione