Inizia oggi stesso con un semplice onboarding

9 semplici passi, da completare in meno di un’ora

Passo 1 (10 min) - Aggiungere aziende e contatti

Come importare una persona da LinkedIn a 20NINE

Il modo più semplice per aggiungere aziende e persone al tuo nuovo account 20NINE è usare 20NINE LeadClipper per LinkedIn. È un add-on per Google Chrome di 20NINE. Questo add-on ti permette di importare qualsiasi persona o azienda che puoi trovare su LinkedIn direttamente su 20NINE cliccando un pulsante.

Come installare Salesbox LeadClipper per LinkedIn

Se non hai installato questo add-on quando sei passato attraverso la procedura guidata dopo il tuo primo login, segui i semplici passi qui sotto:
1. Clicca sull’icona Impostazioni (ruota dentata) nel menu principale di Salesbox
2. Seleziona Le mie impostazioni e l’opzione “Componenti aggiuntivi”.
3. Clicca sul pulsante installa accanto a LeadClipper
4. Segui la guida sul negozio web di Google Chrome
5. Dopo che LeadClipper è installato su Chrome, clicca sul logo Salesbox nel tuo browser Chrome (angolo superiore sinistro)
6. Accedi con il tuo nome utente e password di Salesbox
7. Vai a qualsiasi persona su LinkedIn che vuoi aggiungere a Salesbox e clicca il pulsante blu Salesbox e seleziona “Aggiungi ai contatti” (Ora ottieni l’azienda, il logo dell’azienda, la geografia, il nome del contatto, il titolo del contatto, la foto e la geografia aggiunti a Salesbox)
8. Clicca sul link “Contact info” nel profilo Linkedin della persona per essere in grado di aggiungere anche il telefono, l’email ecc. a Salesbox. (Il telefono e l’email sono di solito disponibili solo per i contatti con cui si è collegati in prima persona su LinkedIn)

Come importare da un file .CSV a 20NINE

Se hai un file con aziende e persone che vuoi aggiungere a 20NINE puoi facilmente importare quel file in 20NINE.

Prepara il tuo file

Prima di importare il tuo file devi convertire il file nel formato .CSV (Se hai dei caratteri locali per esempio da paesi scandinavi, spagnoli o di lingua tedesca, scegli il tipo .CSV di tipo UTF8).
1. Apri il tuo file in MS Excel o Google Sheets
2. Assicurati che le tue intestazioni di colonna siano la prima riga, cancella qualsiasi altra riga sopra le intestazioni di colonna
3. Seleziona Salva con nome/Esporta in
4. Scegliere .CSV o .CSV di tipo UTF8

Leggi queste istruzioni per come strutturare il tuo file prima dell’importazione.

Come importare il tuo file .CSV

20NINE limita l’importazione di un singolo file a 2000 righe. Se hai più righe, per favore dividi il file in modo che ogni file includa un massimo di 2000 righe o mettiti in contatto con noi per il nostro servizio di importazione.
1. Clicca sull’icona Impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Selezionare le impostazioni aziendali e l’opzione “Importazione/Esportazione”.
3. Cliccare sul pulsante verde di importazione
4. Selezioni il suo file .CSV dal suo computer
5. Ora ottieni il tuo file in modalità anteprima e vedi le intestazioni delle colonne + le prime tre righe del tuo file
6. Clicca sul pulsante “Azienda/Contatto”.
7. Seleziona almeno un utente responsabile (a quale utente saranno assegnati i contatti e le aziende importate)
8. Nella tabella qui sotto puoi abbinare quali colonne devono essere aggiunte a quali campi di dati in 20NINE (se hai aggiunto campi di dati personalizzati sono anche disponibili per le importazioni qui)
9. Una volta che hai abbinato tutte le colonne che vuoi importare clicca sul pulsante di invio e aspetta. (possono essere necessari alcuni minuti prima che i dati importati vengano visualizzati nelle liste azienda e contatti dell’utente responsabile) a seconda del diritto dell’utente anche altri utenti possono vedere i dati importati se passano al livello unità o azienda nel filtro utente che trovi nell’intestazione del sistema.

Passo 2 (5 min) - Collegare Office365 o Google

Cosa avrai?

– Tracciamento automatico di tutte le email inviate/ricevute ai contatti che hai salvato in 20NINE (con l’email corretta, ovviamente)
– Invia email di massa personali tramite Office365/Gmail e traccia in tempo reale quando le tue email vengono aperte o gli URL cliccati. Puoi anche cercare e trovare chiunque abbia aperto uno specifico invio
– Sincronizza il tuo calendario di Outlook/Google con 20NINE
– Visualizza il pannello dei contatti di 20NINE direttamente nel tuo client Outlook o Gmail

Come collegare Office 365 o Google

Ogni utente del tuo account può collegare il proprio account Office 365 o Google.

1. Clicca sul pulsante Link per Office 365 o Google (l’opzione Outlook è per gli ex utenti Hotmail, non Office 365)
2. Accedi a Microsoft o Google nel popup
3. Clicca sul pulsante “Sincronizza il calendario”.
4. Clicca sul pulsante “Sincronizza l’e-mail”.

Sincronizzazione e-mail

Ora tutte le e-mail che invii o ricevi dai tuoi contatti 20NINE verranno salvate nel registro delle comunicazioni su contatti e account. Puoi inviare o ricevere le tue e-mail dal tuo computer, telefono o qualsiasi client di posta elettronica, purché sia il tuo indirizzo e-mail Office365/Gmail che usi.

Sincronizzazione del calendario – Office 365

Qualsiasi appuntamento aggiunto a 20NINE apparirà all’interno del tuo Outlook (contrassegnato dal colore arancione).

Qualsiasi appuntamento aggiunto al tuo calendario di Outlook che ha un invitato aggiunto e che esiste anche in 20NINE sarà aggiunto al calendario di 20NINE e collegato automaticamente al contatto e all’account corretto.

Sincronizzazione del calendario – Google

Qualsiasi appuntamento aggiunto a Salesbox apparirà nel tuo calendario Google
Qualsiasi appuntamento aggiunto al tuo calendario Google sarà aggiunto a 20NINE se hai aggiunto un contatto 20NINE come invitato.

Aggiornamenti degli appuntamenti

Quando aggiorni un appuntamento sia in 20NINE che in Outlook/Google i cambiamenti saranno sincronizzati automaticamente.

PS. 20NINE non sincronizza nessuna email o appuntamento precedente quando clicchi sui pulsanti di sincronizzazione. 20NINE sincronizza solo le nuove email/appuntamenti dopo che la connessione è stata effettuata.

Come inviare e-mail personali di massa da 20NINE

In 20NINE puoi inviare email di massa personali e seguire l’apertura e il clic sia in tempo reale che per ricerca su periodi di date.

Invia da qualsiasi sezione

Puoi inviare email di massa da contatti, processi, attività e appuntamenti. Le email saranno inviate attraverso il tuo account Office 365 / Gmail ma usando 20NINE puoi inviare molte delle stesse email ma renderle personali aggiungendo il tag “Fname” dove vuoi che il nome del contatto sia aggiunto nell’email inviata.

Invia un’email di massa personale per coinvolgere i tuoi contatti

1. Vai nella sezione preferita (l’immagine mostra la sezione dei contatti)
2. Seleziona i singoli contatti nella lista o seleziona “Segna tutti”.
3. Clicca sull’icona a 3 puntini e seleziona “Invia…”
4. Scrivi la tua e-mail e qualsiasi link/URL tu preferisca
5. Allega qualsiasi documento
6. Attiva il monitoraggio delle azioni di apertura e click-through
7. Clicca su invia!

Ora 20NINE condividerà questo con Office 365 / Gmail che invierà questa email personale a tutti i contatti che hai segnato.

Una volta che i destinatari iniziano ad aprire e a cliccare sui link web, sarai avvisato in tempo reale all’interno di 20NINE web se hai effettuato l’accesso e anche come notifica sul tuo smartphone.

Per massimizzare davvero la potenza di questa funzione, aggiungi i destinatari impegnati alla tua lista delle chiamate.

Per cercare tutti quelli che hanno aperto

1. Apri il pannello di ricerca avanzata cliccando l’icona della lente di ingrandimento
2. Clicca sul menu a tendina “Campo” sul lato sinistro e scorri fino a quando puoi scegliere “Email aperte”
3. Seleziona l’operatore “equals” e seleziona il giorno che vuoi cercare
4. Quando hai il risultato, clicca sull’icona della matita nell’angolo in basso a destra del pannello di ricerca
5. Clicca sull’icona del telefono per creare un nuovo elenco di chiamate
6. Chiama i tuoi contatti direttamente dalla sezione elenco chiamate

Passo 3 (5 min) - Installa l'add-in di Outlook o Gmail e personalizza il tuo menu principale ecc.

Come installare il pannello contatti 20NINE in Outlook/Gmail

Il pannello contatti 20NINE permette di visualizzare il contatto 20NINE da cui hai appena ricevuto un’email direttamente in Outlook/Gmail.

Dal pannello contatti puoi aggiungere note, appuntamenti, attività, offerte non qualificate ai tuoi processi o aggiungere nuovi contatti e account se ricevi un’email da qualcuno che non esiste nella tua Salesbox.

installare su Gmail

1. Clicca sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Seleziona le mie impostazioni e l’opzione “Componenti aggiuntivi”.
3. Clicca sul pulsante installa accanto a Gmail add-in
4. Segui la guida sul negozio web di Google Chrome
5. Clicca sull’icona rossa di Gmail che appare in Google Chrome
6. Aprire qualsiasi e-mail e il pannello dei contatti si apre automaticamente a destra

Installare su Outlook

1. Clicca sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Seleziona Le mie impostazioni e l’opzione “Componenti aggiuntivi”.
3. Clicca sul pulsante installa accanto a Add-in per Outlook
4. Scorri al passo tre (3) e copia l’URL di installazione
5. Aprire Outlook online da office.com
6. Aprite qualsiasi e-mail e cliccate i 3 punti nell’angolo in alto a destra dell’e-mail e scegliete l’opzione “Ottieni componenti aggiuntivi”.
7. Clicca su “I miei componenti aggiuntivi”.
8. Scorri verso il basso e clicca su “Aggiungi un add-in personalizzato” e seleziona “Da URL”
9. Incolla l’URL di installazione precedentemente copiato da Salesbox e clicca su OK

Ora l’add-in del pannello contatti apparirà in Outlook online e Outlook desktop.

Come aprire in Outlook

– Outlook online: Clicca l’icona dei 3 punti nell’angolo in alto a destra e seleziona 20NINE nella parte inferiore del menu a tendina. Accedi con il tuo nome utente e password di 20NINE.
– Outlook desktop: Clicca sull’icona 20NINE che appare nel menu di Outlook. Accedi con il tuo nome utente e password 20NINE.

Come personalizzare il menu principale e la pagina iniziale

In 20NINE ogni utente può personalizzare quali opzioni di menu vedere nel menu principale sul lato sinistro.

Questo è un ottimo modo per rimuovere le opzioni di menu che il singolo utente non usa.

Ogni utente può anche decidere quale sezione deve essere caricata come schermata iniziale quando si accede a 20NINE.

Queste impostazioni possono essere impostate anche sull’applicazione mobile. Questo significa che ogni utente può avere un’impostazione di menu e una pagina iniziale diversa sul web e sul cellulare.

Come personalizzare il menu principale e la pagina iniziale

1. Clicca sull’icona Impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Clicca su Le mie impostazioni e “Personale”.
3. Nella colonna centrale puoi deselezionare/segnare le opzioni di menu che vuoi vedere nel menu principale
4. Per ogni opzione di menu puoi anche decidere quale sottocategoria (dropdown) deve essere caricata di default quando clicchi su un’opzione di menu
5. In alto puoi selezionare dal menu a tendina “Schermata iniziale” quale sezione deve essere caricata ogni volta che effettui il login

Fase 4 (15 min)- Impostare la directory dei prodotti e personalizzare i valori predefiniti

Come impostare la directory dei prodotti

Perché? L’intero scopo di avere un elenco di prodotti piuttosto che digitare semplicemente ciò che vendi come testo libero su ogni affare è quello di

– Semplificare per l’utente pre-definendo le scelte
– Ottenere una struttura comune nel tempo
– Abilitare la ricerca su contatti, aziende e offerte in base a quali prodotti hanno acquistato o hanno in cantiere
– Abilitare le statistiche su cosa richiede tempo per vendere, cosa genera le offerte più grandi, più veloci, più redditizie, ecc.

Come funziona?

Ogni prodotto che aggiungi a 20NINE appartiene ad un gruppo di prodotti ed è di un tipo di prodotto specifico.

Esempio: Vendi smartphone e computer portatili di marche diverse.

Allora potresti aggiungere

– ogni marca come un gruppo di prodotti (Marca A, Marca B).
– Smartphone e Laptop come due diversi tipi di prodotto

Quando aggiungi il prodotto A (Smartphone della marca A) colleghi il prodotto A al gruppo di prodotti “Marca A” e al tipo di prodotto “Smartphone”.

Aggiungere prodotti

1. Clicchi sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale

2. Selezioni le impostazioni dell’azienda e l’opzione “Prodotti”.

3. Cliccare sul segno più per ogni sezione per aggiungere un gruppo di prodotti, un tipo di prodotto e un prodotto

4. Per ogni prodotto puoi specificare il prezzo di vendita, il numero di unità nella confezione, il costo e/o il margine e una descrizione (opzionale).

I valori impostati possono essere cambiati quando si aggiunge un prodotto a un affare, quindi se non sai che prezzo mettere, puoi sempre mettere zero (0) e in seguito impostare il prezzo dall’affare effettivo.

PS. Se hai centinaia o migliaia di prodotti può essere una buona idea aggiungere prodotti ad un livello superiore. Ad esempio se vendi migliaia di prodotti dello stesso tipo potresti aggiungere prodotti chiamati “Prodotto fino a 50€”, “Prodotto 50-100€” ecc. invece di aggiungere ogni singolo prodotto.

Come cambiare i valori di default

In 20NINE ci sono molti valori in dropdown ecc. che sono predefiniti. Questi possono naturalmente essere cambiati per adattarsi al tuo business individuale.

Come modificare

1. Clicca sull’icona Impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Cliccare su Impostazioni aziendali e “Valori predefiniti”.
3. Per i tipi di azienda/contatto, le relazioni di contatto, le categorie, la messa a fuoco ecc. cliccare sulla freccia a discesa per vedere le opzioni predefinite
4. Per aggiungerne una nuova, clicca sul segno più verde e aggiungi la tua opzione
5. Per modificare/eliminare un’opzione esistente, clicca sui tre puntini a destra dell’opzione

Per passare alla tua valuta locale, controlla la sezione “Dati” in alto a destra e seleziona la tua valuta locale.

Cos’è il focus? Il focus è una cosa unica per 20NINE che viene utilizzata su Promemoria e Riunioni. È un modo per predefinire le aree di attenzione che i promemoria e le riunioni stanno per

1. Aggiornare la terminologia internamente
2. Semplificare e ridurre la necessità di note per capire cosa riguarda un promemoria o una riunione
3. Rendere più facile la ricerca/gruppo/filtro di promemoria e riunioni con aree di interesse specifiche

Per ogni area di attenzione gli si dà un nome (visualizzato nelle liste) e una descrizione che dice all’utente più dettagli sull’attenzione (riduce la necessità di note).

La descrizione viene visualizzata nelle liste quando metti il puntatore del mouse sopra il nome del focus.

E per quanto riguarda i settori su aziende e contatti? L’elenco dei settori di default in Salesbox è lo stesso utilizzato da LinkedIn. Se volete aggiungere un nuovo settore a quella lista, potete farlo dai moduli popup Aggiungi/Modifica azienda o contatto.

Basta digitare il nome di un settore nel campo dati Industry nel modulo popup dell’azienda/contatto e le scelte corrispondenti saranno visualizzate in un menu a tendina. Se non viene trovata nessuna corrispondenza, il nuovo nome dell’industria che hai digitato verrà salvato nella lista e sarà disponibile per la prossima volta che qualcuno digiterà in qualsiasi campo dell’industria.

Passo 5 (2 min) - Registrazione automatica delle chiamate

Come tracciare le chiamate con 20NINE

Se chiami i tuoi contatti dall’app di 20NINE per telefoni Apple o Android, i numeri e le chiamate saranno tracciati automaticamente.

Questo significa che:

– Le composizioni e le chiamate saranno aggiunte al registro delle comunicazioni su ogni contatto e aggregate su ogni azienda.
– Sarà chiaro chi ha chiamato un contatto/azienda, quando e quanto è durata la chiamata
– Si ricevono domande a comparsa dopo la chiamata per documentare facilmente la chiamata o programmare un’attività per richiamare più tardi
– Le chiamate sono aggiunte alle statistiche in Insights in modo da poter vedere quante chiamate sono state fatte per un giorno specifico, una settimana, un mese, un trimestre, ecc. per te o per un collega.

Selezione o chiamata, qual è la differenza? Una chiamata in 20NINE è quando il contatto non risponde o se la chiamata dura meno di 10 secondi.

Il tracciamento delle chiamate e delle chiamate combinato con la sincronizzazione delle e-mail da Office 365 o Google dà una buona visione della comunicazione che la tua azienda ha avuto con ogni singolo contatto e azienda.

PS. Puoi anche inviare SMS/messaggi di testo dalle app 20NINE. Ogni SMS inviato verrà aggiunto al registro delle comunicazioni e può essere letto direttamente dal registro.

Notifiche in tempo reale in 20NINE

20NINE invia notifiche per ricordarti promemoria e riunioni.

20NINE invia anche notifiche in tempo reale per notificarti molte altre cose rilevanti come:

– Quando un collega ha vinto un affare
– Quando un contatto ha aperto o cliccato su una delle tue e-mail personali di massa
– Quando vieni aggiunto a qualcosa, ad esempio ricevi un promemoria da un collega
– Quando succede qualcosa di rilevante ai contatti, agli account o agli affari di cui sei responsabile

Le notifiche vengono inviate al tuo telefono se hai l’app di 20NINE installata sul tuo telefono.

Le notifiche sono anche visualizzate in tempo reale all’interno dell’applicazione web di 20NINE, se sei connesso a 20NINE quando vengono inviate.

Se preferisci non ricevere notifiche in tempo reale sul web puoi cambiare per ricevere solo le ultime notifiche ogni volta che accedi attivamente a 20NINE. Questo può essere impostato da Le mie impostazioni / pagina “Personale”.

PS. Le notifiche rendono 20NINE un grande strumento di collaborazione, ad esempio la condivisione dei compiti. Invece di inviare un’e-mail per chiedere aiuto, puoi invece delegare un compito a un collega. Allora diventa meno rischioso che il compito cada nel dimenticatoio.

Passo 6 (5 min) - Come usare la pipeline, personalizzare la pipeline e impostare nuove pipeline

Pipeline multiple

Con 20NINE puoi aggiungere più pipeline e anche scegliere tra quattro diversi tipi di pipeline.

Combina tutto ciò con i filtri del periodo di tempo di 20NINE e otterrai una visione estremamente chiara di ciò su cui devi concentrarti per qualsiasi periodo di tempo.

Le 3 parti della pipeline 20NINE

La Pipeline di 20NINE consiste di tre parti separate:

Clienti potenziali: Qui metti i clienti potenziali che non hai ancora qualificato. Quali criteri si applicano per qualificare un cliente potenziale è qualcosa che raccomandiamo fortemente di discutere internamente e anche di documentare in modo che tutti internamente sappiano cosa significa. Quando un cliente potenziale specifico soddisfa i criteri per essere qualificato, dovrebbe essere convertito per diventare un affare. Nella sezione Insights si può quindi tenere traccia di quanti clienti potenziali si convertono in accordi durante i periodi di tempo selezionati (la parte di cliente potenziale della pipeline è consigliata solo per coloro che hanno lunghi cicli di vendita, per cicli di vendita brevi è più efficiente inserire i clienti potenziali come accordi direttamente)

Offerte: Le offerte sono i clienti potenziali che soddisfano i criteri che hai impostato per dei clienti potenziali da qualificare. Questi affari sono lavorati dalle pipeline predeterminate (che avete impostato) per arrivare a un punto in cui si vince o si perde l’affare. Quando un affare è impostato come vinto o perso, viene rimosso dalla pipeline corrente e spostato in Ordini.

Ordini: In questa sezione troverai tutti gli affari vinti e persi. Puoi anche filtrare i tuoi ordini in base al tempo, vinti / persi ecc.

Come usare la pipeline basata sulle fasi

Il tipo di pipeline che abbiamo chiamato stage based pipeline è probabilmente quella a cui sei più abituato.

Spostate i vostri affari in avanti afferrando l’affare e trascinandolo nella fase in cui volete metterlo.

Questo tipo di pipeline può essere creato in due versioni:

– Avanzamento automatico: Il progresso (%) è deciso da quale fase l’affare è aggiunto. Questo è il modello di default che si vede quando si accede per la prima volta.
– Avanzamento manuale: Puoi anche scegliere di copiare questa pipeline o creare una nuova pipeline dove il progresso è impostato manualmente. Questo è di solito preferito quando ogni affare è unico.

Per aprire un affare, basta cliccare su di esso e apparirà nel pannello laterale destro.

Pipeline / processi basati sulle attività

20NINE fornisce anche un altro tipo di modello di pipeline in cui invece di muovere gli affari attraverso le fasi si controllano le attività man mano che vengono fatte. Questo modello ha anche un avanzamento automatico e manuale.

CONSIGLIO IMPORTANTE 1:

Molte aziende lottano con le offerte che hanno date vecchie o che la pipeline mostra sempre tutte le offerte, indipendentemente da quando si chiudono.

In 20NINE raccomandiamo quindi di iniziare a usare la data di chiusura come data della prossima azione. L’azione successiva potrebbe essere il prossimo incontro, la prossima chiamata/email di follow-up, una data importante come l’ultimo giorno per inviare il preventivo ecc.

Quando si combina questo con l’uso del periodo della settimana come periodo di tempo primario, diventa molto chiaro su quali affari agire per ogni settimana.

CONSIGLIO IMPORTANTE 2:

Invece di usare solo una pipeline puoi copiare quella esistente che hai da 20NINE per ottenere una pipeline per ogni settore con cui lavori, una per area geografica in cui operi o una per parte del tuo portfolio o come fanno alcuni dei nostri utenti una per i nuovi affari, una per i clienti esistenti e una per i rinnovi.

PS. Se clicchi su qualcosa nel pannello laterale destro (nome della società, nome del contatto, promemoria, riunione ecc.) allora la scheda per quell’oggetto si apre come un nuovo livello sopra l’accordo. Puoi continuare a cliccare anche nella vista successiva e per tornare indietro, basta cliccare sulla X in alto a destra.

Questo tipo di navigazione è disponibile in tutto il sistema, quindi non c’è mai bisogno di cambiare sezione per scendere nei dettagli.

Come aggiungere prodotti

Quando si aggiunge una nuova transazione o un nuovo ordine, è necessario specificare cosa si sta vendendo.

Questo viene fatto aggiungendo righe di prodotti all’affare. Ogni riga di prodotto ti dice quale gruppo di prodotti, prodotto, numero di unità, prezzo per unità, somma totale ecc.

Potete aggiungere quante righe di prodotto volete per ogni affare e il valore totale dell’affare sarà la somma di tutte le righe di prodotto aggiunte.

Puoi anche decidere quali colonne vuoi vedere nel modulo delle righe di prodotto.

PS. Lo scopo di lavorare con le righe di prodotto su un affare e non scrivere l’affare come una descrizione a testo libero con una somma totale è che dovresti essere in grado di cercare e identificare facilmente quali aziende e contatti hanno acquistato diverse parti del tuo portafoglio o identificare quelli che hanno una certa parte del tuo portafoglio in cantiere. Predefinire i prodotti e lavorare con file di prodotti ti dà anche l’opportunità di ottenere preziose statistiche sulle vendite dei tuoi prodotti, come ad esempio quali prodotti richiedono meno tempo per essere venduti, sono più redditizi o generano i maggiori affari, ecc. Questo può essere visto dalla parte Top Lists della sezione Insights di 20NINE.

Come copiare, modificare e creare nuove pipeline/processi

Come detto nella sezione precedente, aggiungere molte pipeline creerà una migliore panoramica della tua pipeline complessiva.

Come personalizzare il menu principale e la pagina iniziale

1. Clicca sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Clicca su Impostazioni aziendali e “Valori predefiniti”.
3. Fare clic sul segno più sopra la tabella dei processi per aggiungere un nuovo processo/linea di produzione
4. Clicca il pulsante con i tre punti a destra di un processo per modificare il nome o copiare la pipeline/processo.

Per maggiori dettagli leggi l’articolo di istruzioni o guarda i video.

PS. La pipeline/processo non può essere più lunga di 20 caratteri, se ne copi una che ha un nome lungo, accorcia il nome prima di copiarla.

Leggi l’articolo sulle istruzioni: Come impostare nuove pipeline

Passo 7 - Come cercare, aggiornare in massa, aggiungere liste di chiamata ed esportare dati

La struttura ti rende efficiente

Lavorare con molti contatti, aziende e affari in lunghe liste può essere difficile e richiedere tempo. Pertanto è vitale essere in grado di cercare e aggiornare in massa in modi efficienti per non rimanere bloccati in un’amministrazione ingombrante.

Gli argomenti di questo passo copriranno quindi come cercare, aggiornare in massa, esportare e creare elenchi di chiamate.

Come cercare in 20NINE

Ci sono due modi per cercare in 20NINE

– Ricerca a testo libero (barra di ricerca in cima ad ogni lista)
– Ricerca avanzata (clicca sulla lente di ingrandimento con il segno più)

Ricerca testo libero

La ricerca a testo libero ti permette di cercare il nome dei contatti, il nome dell’account, il telefono e l’email.

Basta digitare ciò che vuoi cercare e premere il tasto invio o cliccare sull’icona di ricerca nella barra di ricerca.

Per resettare la ricerca e riavere l’elenco completo, fai così:

– Svuota la barra di ricerca e clicca invio
– Se hai una parola da cercare, clicca il tasto x all’interno della barra di ricerca

Ricerca avanzata

Se vuoi cercare qualcosa di diverso da ciò che è coperto dalla ricerca a testo libero o se vuoi combinare diversi criteri di ricerca (ad esempio tutti i contatti in una città E in un settore specifico) allora dovresti usare il pannello di ricerca avanzata.

Aprire la ricerca avanzata

1. Clicca sull’icona della lente di ingrandimento sopra l’elenco
2. Seleziona un valore di dati (dati di campo standard o personalizzati) dal menu a tendina “Campo” che vuoi cercare
3. Clicca sul menu a tendina “Operatore” e seleziona l’operatore
4. Aggiungi il valore dei dati che vuoi cercare
5. Potenzialmente clicca su AND o OR per aggiungere un criterio di ricerca
6. Clicca sul pulsante di ricerca

Se vuoi puoi salvare una ricerca e riutilizzarla in seguito come ricerca rapida nel menu a tendina “Ricerche salvate”. Puoi anche fare clic sul pulsante “Condividi” per condividere una ricerca con altri colleghi, quindi la ricerca apparirà nella loro discesa “Ricerche salvate”.

Come aggiornare in massa, creare una lista di chiamate ed esportare in MS Excel

In 20NINE puoi anche aggiornare in massa ed esportare in Excel, da qualsiasi sezione. Questo indipendentemente dal fatto che tu abbia eseguito o meno una ricerca.

Per aprire la barra delle icone delle azioni di massa, contrassegna almeno un oggetto in una lista e clicca sul pulsante con 3 puntini che appare accanto alla casella di controllo contrassegna tutto.

Quali azioni di massa sono disponibili

1. Invia email di massa personali
2. Cambia utente responsabile
3. Esportazione in un pubblico/lista Mailchimp
4. Creare una lista di chiamata
5. Cancella
6. Aggiornamento di massa dei campi dati (campi dati standard o campi dati personalizzati)

In alcune sezioni ci sono azioni di massa specifiche della sezione:

– Contatti: Aggiungi in massa clienti potenziali, affari o ordini
– Aziende: Aggiunta di massa di clienti potenziali
– Promemoria: Imposta i promemoria come fatto
– Clienti potenziali: Imposta i clienti potenziali come fatto
– Assegnare sezioni: Assegnare a me o assegnare a un altro utente

Come creare una lista di chiamate

Contrassegna i contatti che vuoi aggiungere a un elenco chiamate e apri la barra delle icone delle azioni di massa come descritto in precedenza. Clicca sull’icona del telefono. Ora puoi scegliere di aggiungerli a una lista di chiamate esistente o di creare una lista di chiamate nuova di zecca.

Come esportare in MS Excel

Contrassegna i contatti che vuoi aggiungere all’esportazione e apri il menu delle azioni di massa come descritto in precedenza. Clicca sull’opzione “Esporta in Excel”.

PS. Se ci sono 30 o meno oggetti nella tua lista riceverai direttamente il file, se hai più di 30 oggetti riceverai una email quando il file è pronto per il download. Il file sarà disponibile per il download durante 24 ore.

Il file include anche tutti i campi dati standard e i campi dati personalizzati aggiunti da te.

Passo 8 (10 min) - Configura i tuoi campi dati e le tue categorie

Diventa ancora più efficiente con una struttura di informazioni personalizzata

Quando si lavora con molti contatti, aziende e affari, col tempo può diventare un incubo gestire tutte le informazioni.

Nel precedente passo dell’accademia abbiamo parlato delle ricerche come parte vitale per trovare i segmenti giusti.

Quando si ha a che fare con grandi volumi di dati, a volte può essere utile estendere la struttura dei dati per rendere più facile l’identificazione/ricerca di segmenti specifici.

Pertanto, in questa sessione, vi insegneremo come impostare i vostri campi dati personalizzati e cosa potete fare con essi.

Come impostare i propri campi dati / categorizzazioni

Aggiungendo i propri campi dati personalizzati diventerà più facile gestire grandi quantità di dati (affari, aziende, contatti). Sarà anche più facile creare liste di chiamata, eseguire aggiornamenti di massa, inviare e-mail di massa personali ecc. poiché si risparmierà molto tempo per identificare segmenti specifici.

Immagina che 20NINE sia il tuo magazzino di contatti e che ogni utente responsabile abbia il proprio scaffale. Da quello scaffale vogliono regolarmente aprire specifici cassetti virtuali per puntare con email di massa personali, aggiungere a una lista di chiamata ecc. È qui che i campi personalizzati sono utili.

Dove si aggiungono i campi personalizzati

– Clicchi sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
– Selezionare Impostazioni azienda e l’opzione “Campi personalizzati”.
– Cliccare sull’oggetto preferito a cui si vuole aggiungere un campo dati personalizzato (Azienda, contatto, affare ecc.)

Quali campi dati possiamo aggiungere?

– Campi di testo (è possibile limitare il numero di caratteri da aggiungere)
– Caselle di testo (è possibile limitare il numero di caratteri che possono essere aggiunti)
– Campi numerici (è possibile limitare il numero di cifre/decimali che possono essere aggiunti)
– Dropdown (possibile impostare la quantità preferita di scelte e impostare il campo come scelta multipla/singola)
– Caselle di controllo (possibile impostare la quantità preferita di scelte e impostare il campo come scelta multipla/singola)
– Data (possibile impostare il formato di data preferito)
– URL (possibile scegliere diversi tipi di URL predefiniti come LinkedIn, Facebook, Skype ecc.)
– Hashtag (possibile scegliere quali gruppi di prodotti devono essere disponibili come hashtag)

Dove si aggiungono le opzioni di hashtag

Si aggiungono le opzioni hashtag nella directory dei prodotti. Qualsiasi prodotto nella directory è disponibile come hashtag. Puoi anche creare un gruppo speciale di prodotti chiamato “Tag X”, “Tag Y” ecc. e un tipo di prodotto chiamato “Tag”.

Quando aggiungi una nuova opzione prodotto/hashtag lo fai nello stesso modo in cui aggiungi un nuovo prodotto, è solo che imposti il prezzo. numero di unità e costo a zero.

Come andare alla sezione prodotti:

1. Clicca sull’icona delle impostazioni (ruota dentata) nel menu principale
2. Selezionare Impostazioni azienda e l’opzione “Prodotti”.
3. Clicchi sul segno più per gruppo, tipo e/o prodotto a seconda di quello che vuole aggiungere

Come usare i campi personalizzati

I campi personalizzati che hai aggiunto a un oggetto saranno disponibili nel pannello laterale destro. Puoi aggiungere e aggiornare i campi dati personalizzati come qualsiasi altro campo dati.

I campi dati personalizzati sono anche

– Disponibili nel pannello di ricerca avanzata
– Aggiunti ai file di esportazione Excel
– Disponibili come scelte nei menu a tendina di corrispondenza dell’importazione

Questo significa che puoi aggiungere e lavorare con qualsiasi categorizzazione/struttura di dati che vuoi e che si adatta veramente alle tue esigenze.

Passo 9 - KPI e report

Traccia i tuoi KPI

Dopo un certo periodo di utilizzo probabilmente vorrai iniziare a tracciare i tuoi KPI più importanti.

Questo è l’ultimo passo dell’accademia e passerà attraverso quali diversi tipi di dashboard e KPI puoi tracciare in 20NINE.

Come controllare le prestazioni e i KPI

La sezione Insights in 20NINE è il luogo principale in cui si va per monitorare le proprie prestazioni, quelle dei colleghi o quelle dell’intera azienda.

Attività

Questo pannello delle attività si concentra su quanti contatti, chiamate, incontri, clienti potenziali, accordi ecc. sono stati eseguiti o aggiunti durante il periodo di tempo selezionato. Per far sì che le chiamate e gli appuntamenti funzionino, devi fare le tue telefonate dalle applicazioni mobili di 20NINE.

Seleziona il periodo di tempo scelto in alto e anche quale livello di utente/unità/azienda vuoi controllare nel filtro utente nell’intestazione del sistema (dipende dai diritti utente dell’utente loggato).

Vendite

Il pannello delle vendite si concentra sulle metriche di vendita come il numero di affari attivi, gli affari vinti e persi, il valore lordo/netto della pipeline, quanti affari vi mancano per raggiungere l’obiettivo ecc. Tutto per il periodo di tempo selezionato.

Seleziona il periodo di tempo scelto nella parte superiore e anche quale livello di utente/unità/azienda vuoi controllare nel filtro utente nell’intestazione del sistema (dipende dai diritti utente dell’utente loggato).

Top 5 liste

Il pannello degli elenchi principali fornisce le 5 principali aziende, contatti, utenti e prodotti da un numero prestabilito di KPI come le vendite, il tempo dell’affare, la dimensione dell’affare, ecc.

Diagrammi propri

L’opzione chiamata dashboard è dove puoi creare i tuoi diagrammi di curve, grafici a torta o diagrammi a colonna per monitorare le vendite, i livelli di attività ecc. È possibile confrontare diversi periodi di tempo, diversi utenti, ecc.

Questa parte del sistema si aggiorna ogni cinque minuti. Perciò molti utenti di 20NINE hanno questo pannello su un grande schermo in ufficio per rendere più visibile l’andamento di colleghi, unità o dell’intera azienda.

Rapporti Excel

Questa sezione elenca molti diversi rapporti Excel che puoi sia vedere in anteprima che scaricare.

Seleziona un periodo di tempo in alto e anche quale livello di utente/unità/azienda vuoi controllare nel filtro utente nell’intestazione del sistema (dipende dai diritti dell’utente che ha effettuato l’accesso).

Statistiche dalla pipeline

Nella pipeline di 20NINE puoi anche ottenere KPis come il progresso della pipeline, il raggiungimento dell’obiettivo, il rapporto di vittoria e quanti altri affari devi aggiungere prima di una data specifica per poter raggiungere l’obiettivo di vendita.

Puoi anche usare la ricerca avanzata per identificare il valore della tua pipeline per prodotti specifici, gruppi di prodotti o tipi di prodotti.

Se hai bisogno di condividere le informazioni della pipeline con persone al di fuori di 20NINE puoi sempre esportare la tua pipeline in excel. Lo stesso per tutti i tuoi ordini chiusi.