Introduzione

Cosa significa veramente digitalizzazione? Nella sua forma più pura, significa che si convertono le informazioni analogiche in digitali. La maggior parte delle persone e delle aziende ha già fatto questo passaggio.

Tuttavia, molte aziende più piccole hanno problemi con il fatto che le informazioni aziendali importanti sono sparse su una varietà di strumenti digitali o software. Si riscontrano anche sfide con le fasi di lavoro manuale che richiedono tempo.

Pertanto, non è sufficiente memorizzare le informazioni in modo digitale, devono anche essere facilmente accessibili e collegate tra loro in un contesto pertinente.

Lo scopo dovrebbe essere quello di automatizzare le routine manuali, di razionalizzare i compiti amministrativi, i canali di distribuzione, i trasferimenti e persino alcuni ruoli, e di essere in grado di offrire una migliore fornitura e disponibilità delle informazioni indipendentemente dall’ora e dal luogo. Questa digitalizzazione del business o dei processi spesso include anche il cambiamento dei metodi di lavoro.

Questa è principalmente la parte su cui si concentra la scuola di digitalizzazione di 20NINE, cioè come si possono ottenere metodi di lavoro più efficienti rendendo disponibili le informazioni importanti in un contesto di facile comprensione.

Seguendo le raccomandazioni della scuola di digitalizzazione, lo stato delle tue relazioni e dei tuoi processi diventerà più chiaro, dovrai inserire le informazioni solo una volta e saranno disponibili a tutte le persone coinvolte in tempo reale e sarai anche informato quando verranno fatti degli aggiornamenti in tempo reale.

Questo a sua volta vi porta a essere svincolati dall’ufficio come luogo primario per ottenere le informazioni più recenti perché le informazioni sono raccolte in un luogo digitale centrale dove tutti trovano le informazioni che sono rilevanti.

State semplicemente rivoluzionando il vostro ufficio mobile.

Step 1 – Il primo passo

Dato che probabilmente avete già le vostre informazioni importanti sparse tra i vostri telefoni, account di posta elettronica, fogli excel, sistemi di contabilità, ecc, un primo passo importante è quello di connettersi a un servizio che si pone come uno strato sopra i vostri altri strumenti e raccoglie i dati da questi.

Cosa fare

Il passo 1 sarà quindi registrare un account con 20NINE.

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Step 2 – Categorizzare

La Categorizzazione delle cose è un meccanismo di base negli esseri umani. Mettere fenomeni diversi nella stessa categoria significa che prendiamo nota di alcune delle loro proprietà e giudichiamo che sono simili. Concentrandoci solo su alcune caratteristiche, ne ignoriamo altre in cui i fenomeni possono essere diversi. In questo modo, riduciamo la complessità dell’afflusso di informazioni e creiamo una base più gestibile per le nostre ipotesi e azioni. Tutta l’attività cognitiva include un elemento di categorizzazione inconscia del mondo esterno che ci serve per poter elaborare ulteriormente le informazioni. Nella linguistica cognitiva, questo è espresso come: “Niente è più basilare della categorizzazione di come pensiamo, percepiamo, agiamo e parliamo”. Questo vale anche per le informazioni con cui lavoriamo all’interno di un’azienda, indipendentemente dal fatto che sia una ditta individuale o parte di un’organizzazione con più soggetti.

Cosa fare

Ora avete bisogno di categorizzare le vostre relazioni (contatti e aziende) in modo che queste siano facili da segmentare, cercare e anche da gestire in massa. La categorizzazione può essere diversa per le varie aziende, ma per esempio indirizzo, settore, tipo di contatti e azienda (cliente, ex cliente, potenziale cliente, membro, partner, rivenditore, fornitore, ecc.). Poi puoi espandere il tutto con altre categorie. Se hai molte persone nelle tue liste, può valere la pena di avere come regola di base che la struttura di categorizzazione che decidi dovrebbe portarti a poter cercare segmenti nella dimensione 40-50 elementi. Se hai diverse migliaia di persone nella lista, probabilmente non è quindi sufficiente con indirizzo e tipo, ma potresti voler aggiungere Posizione / Registro o altre categorie per te completamente uniche.

Categorie predefinite

In 20NINE, ci sono molti valori negli elenchi a discesa, ecc. Questi possono ovviamente essere cambiati per adattarsi alla tua azienda individuale.

Come cambiare i valori negli elenchi a discesa:

1. Clicca sull’icona delle impostazioni (ingranaggio) nel menu principale
2. Clicca su Impostazioni aziendali e “Valori predefiniti”.
3. Per i tipi di azienda / contatto, relazioni di contatto, categorie, focus, ecc. clicca sulla freccia a discesa per vedere le opzioni standard
4. Per aggiungerne una nuova, clicca sul segno più verde e aggiungi la tua opzione
5. Per modificare/eliminare un’opzione esistente, clicca sui tre puntini a destra dell’opzione

Da questa sezione si può anche:

– categorizzare i tuoi appuntamenti e promemoria con l’elenco chiamato “Focus”.

– categorizzare le posizioni/ruoli dei tuoi contatti con l’elenco chiamato “Posizioni”.

– aggiungere i settori alla lista chiamata “Settori”.

 

Egna kategorier

Aggiungere i propri campi di dati personalizzati rende più facile gestire grandi quantità di dati (aziende, società, contatti, ecc.).

Sarà anche più facile creare liste di chiamata, eseguire aggiornamenti di massa, inviare email di massa personali, ecc. perché rende più facile e veloce l’identificazione di segmenti specifici.

Dove si aggiungono i campi personalizzati

 

• Cliccare sull’icona delle impostazioni (ingranaggio) nel menu principale
• Selezionare le impostazioni aziendali e l’opzione “Campi dati propri”.
• Cliccare sull’elemento preferito al quale vuoi aggiungere un campo dati personalizzato (account, contatto, transazione qualificata, ecc.)

Quali campi di dati possiamo aggiungere?

• Campo di testo (è possibile limitare il numero di caratteri che possono essere aggiunti)
• Caselle di testo (è possibile limitare il numero di caratteri che possono essere aggiunti)
• Campo numerico (è possibile limitare il numero di numeri interi / decimali che possono essere aggiunti)
• Elenchi a scorrimento (è possibile impostare la quantità desiderata di selezioni e impostare il campo come selezioni multiple / singole)
• Caselle di spunta (è possibile impostare la quantità desiderata di selezioni e impostare il campo come selezioni multiple / singole)
• Date (è possibile impostare il formato di data desiderato)
• Link / URL (è possibile scegliere diversi tipi di link predefiniti come LinkedIn, Facebook, Skype ecc.)
• Hashtag (è possibile scegliere quali gruppi di prodotti devono essere disponibili come hashtag)

Da leggere: La comunicazione di massa personale fa la differenza
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Step 3 – Importa i tuoi dati

Se hai un file azienda e persone che vuoi aggiungere a Salesbox, puoi facilmente importare quel file in 20NINE.
Prepara il tuo file
Per assicurare che tutti i dati siano inclusi nell’importazione, i dati devono seguire le regole del formato 20NINE. Leggi questa guida che descrive le regole dei dati per un file di importazione.
Prima di importare il tuo file, devi anche convertire il file nel formato .CSV (se hai parole che contengono Å, Ä, Ö o ad esempio lettere spagnole o tedesche, allora seleziona il formato file .CSV del tipo UTF8).
Apri il tuo file

• Assicurati che le tue intestazioni di colonna siano la prima riga, cancella tutte le altre righe sopra le intestazioni di colonna
• Seleziona Salva con nome / esporta in
• Seleziona .CSV o .CSV di tipo UTF8

Ora hai un file pronto da importare in 20NINE.

Importa il tuo file

1. Clicca sull’icona delle impostazioni nel menu principale
2. Selezionare le impostazioni aziendali, l’opzione “Importa”.
3. Cliccare il pulsante verde di importazione
4. Seleziona il tuo file .CSV dal tuo computer
5. Ora avrai il tuo file in modalità anteprima e vedrai le intestazioni delle colonne + le prime tre righe del tuo file
6. Clicca sul pulsante “Azienda / contatto
7. Seleziona almeno un utente responsabile (gli utenti selezionati ottengono i contatti e le aziende importate nelle loro liste personali)
8. Nella tabella sottostante puoi abbinare quali colonne devono essere aggiunte a quali campi di dati in 20NINE (se hai aggiunto campi di dati personalizzati, questi sono disponibili anche per l’importazione)
9. Una volta che hai abbinato tutte le colonne che vuoi importare, clicca sul pulsante invia e aspetta. (potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che le informazioni importate appaiano nelle liste azienda e contatti dell’utente responsabile) a seconda dei diritti dell’utente, anche altri utenti potrebbero vedere le informazioni importate se passano al livello reparto o azienda nel filtro utente situato nell’intestazione del sistema.

Vale la pena da leggere: Come strutturare il tuo file di importazione

È anche possibile importare contatti e aziende da ad esempio LinkedIn se avete installato il plugin di 20NINE per LinkedIn.

1.        Clicca sull’icona delle impostazioni (ingranaggio) nel menu principale

2.        Seleziona le mie impostazioni e l’opzione “Estensioni

3.        Clicca sul pulsante installa accanto a LeadClipper

4.        Segui la guida nel Google Chrome Web Store

5.        Una volta che LeadClipper è installato in Chrome, clicca sul logo 20NINE nel tuo browser Chrome (angolo superiore sinistro)

6.        Accedi con il tuo nome utente e password di 20NINE

7.        Vai a tutte le persone su LinkedIn che vuoi aggiungere a 20NINE e clicca sul pulsante blu di 20NINE e seleziona “Add to Contacts” (Ora avrai l’azienda, il logo dell’azienda, la posizione geografica, il nome del contatto, il titolo del contatto, la foto aggiunti a 20NINE)

8.        Clicca sul link “Informazioni di contatto” nel profilo Linkedin per permettere alle persone di aggiungere anche il telefono, l’email, ecc. a 20NINE. (Il telefono e l’email sono di solito disponibili solo sui contatti a cui sei collegato su LinkedIn)

 

Riepilogo

Ora avete cominciato a lavorare con un’applicazione che raccoglie le vostre informazioni aziendali in un unico posto. Avete anche creato una chiara categorizzazione delle vostre relazioni e importato le vostre liste in modo da poter iniziare a lavorare sui vostri contatti da un luogo di lavoro comune.

Prossima lezione: Come raccogliere informazioni automaticamente