Come strutturare un file per l’importazione

Purtroppo molti software non applicano alcuna regola di formato che rende possibile aggiungere qualsiasi tipo di dati a qualsiasi campo di dati. Lo stesso vale per i fogli di calcolo. Tuttavia, dati chiari e corretti sono fondamentali per essere in grado di ottenere il massimo valore da un software. Questo è particolarmente importante se volete usare un software per registrare le vostre comunicazioni come le chiamate e le email inviate/ricevute. Anche ridurre il numero di duplicati in un software è importante. 20NINE controlla quindi sia le aziende che i contatti in relazione all’importazione di un file per ridurre al minimo il numero di aziende e contatti duplicati nel sistema. Tuttavia, ci possono sempre essere situazioni in cui si ottengono occasionalmente duplicati dopo l’importazione di un file. 20NINE applica anche regole di formato per e-mail e numeri di telefono in modo da poter utilizzare il sistema in seguito per le tue comunicazioni.  Pertanto, è importante esaminare il tuo file e assicurarsi che non contenga informazioni duplicate o che non infranga le regole di importazione fornite da 20NINE. Questo articolo ti insegnerà le regole di duplicazione di 20NINE, le regole di formato e come puoi assicurarti di avere dati corretti nelle celle del tuo file.

Consigliamo anche di leggere questo articolo insieme alle istruzioni di inserimento per la funzionalità di importazione .CSV.

Regole del formato

Queste sono le regole di formato che devi seguire:

  • Formato file deve essere .CSV (Se importate dati con caratteri speciali dall’alfabeto non inglese come le lingue nordiche, il tedesco, lo spagnolo ecc. devi assicurarti che il tuo file .CSV sia di tipo UTF8 per evitare di ottenere simboli invece dei caratteri specifici del paese)
  • Numeri di telefono possono includere solo numeri, – e +
  • Celle di email devono includere solo formati e-mail corretti
  • Valori di date devono essere nel formato YYYY-MM-DD o YYYY/MM/DD
  • Se hai aggiunto campi personalizzati, il contenuto del file deve corrispondere alle regole del campo personalizzato.
    • Esempio 1: Un campo di testo personalizzato con caratteri massimi impostati a 20, allora il testo nella cella del file non può essere più grande di 20
    • Esempio 2: Un campo numerico personalizzato ha cifre limitate a 3 e decimali impostati a 0, quindi solo i numeri fino a 100 possono essere aggiunti
    • Esempio 3: Un valore importato in un elenco a discesa personalizzato, check box o hashtag deve essere scritto esattamente nello stesso modo nella cella come nel sistema

Regole per l’importazione

Queste sono le regole di importazione da seguire:

  • Il file di importazione può includere al massimo 2 000 righe
  • Per collegare un contatto ad un’azienda i dati del contatto e dell’azienda devono essere sulla stessa riga
  • Se più contatti appartengono alla stessa azienda, copiare i dati dell’azienda in tutte le relative righe di contatto
  • Nome e cognome dei contatti devono essere in colonne separate
  • Solo una colonna nel file può essere mappata ad un campo dati in 20NINE, quindi se hai bisogno di aggiungere lo stesso valore di dati sia ad un’azienda che ad un contatto hai bisogno di una colonna per ogni oggetto, anche se è lo stesso valore di dati
  • Se il sistema identifica qualche formato errato, quella specifica riga verrà saltata e non importata
  • Il contatto acquisisce il tipo e l’indirizzo dall’azienda, quindi è sufficiente mappare queste colonne sull’azienda per poterle importare sia sull’azienda che sul contatto

Regole di duplicazione

20NINE controlla sia le aziende che i contatti per i duplicati. Se viene identificato un oggetto duplicato, l’oggetto esistente all’interno di 20NINE verrà aggiornato con informazioni aggiuntive dal file di importazione. Queste sono le regole di duplicazione in 20NINE:

Regole per l’azienda

  • Se esiste già un numero di partita IVA dell’azienda dal file, l’azienda esistente verrà aggiornata
  • Se esiste già un’email aziendale dal file, l’azienda esistente verrà aggiornata
  • Se il nome dell’azienda e il numero di telefono dal file esistono già su un’azienda, l’azienda esistente verrà aggiornata
  • Se il nome dell’azienda, la città e la via dal file esistono già su un’azienda, l’azienda esistente verrà aggiornata
  • Se un’azienda esiste senza IVA, email, telefono o indirizzo nel file e lo stesso nome esiste senza IVA, email, telefono o indirizzo, l’azienda esistente sarà aggiornata

Esempi di quando possono apparire i duplicati:

  • Se il nome di un’azienda dal file esiste già, ma il numero di partita IVA è diverso
  • Se il nome di un’azienda dal file esiste già, ma l’e-mail è diversa
  • Se esiste già una ragione sociale dal file ma l’e-mail e la partita IVA sono diverse
  • Se la ragione sociale senza IVA esiste nel file ma la stessa ragione sociale esiste con IVA
  • Se la ragione sociale senza e-mail esiste nel file ma la stessa ragione sociale esiste con l’e-mail

Regole per i contatti

Contatti con aziende collegate

  1. Se un contatto e-mail dal file esiste già, il contatto esistente sarà aggiornato
  2. Se esiste già un nome di contatto e un nome di azienda collegato dal file, il contatto esistente verrà aggiornato

Contatti senza aziende collegate

  1. Se il nome del contatto nel file esiste già su un contatto senza un’azienda collegata, il contatto esistente sarà aggiornato
  2. Se il nome del contatto e il telefono nel file esistono già su un contatto senza un’azienda collegata, il contatto esistente verrà aggiornato
  3. Se il nome del contatto e la città nel file esistono già in un contatto senza un’azienda collegata, il contatto esistente sarà aggiornato
  4. Se il nome del contatto, la città e la strada nel file esistono già su un contatto senza un’azienda collegata, il contatto esistente verrà aggiornato

Esempi di quando possono apparire i duplicati:

  • Se un nome di contatto dal file esiste già ma l’email è diversa
  • Se un nome di contatto dal file esiste già, ma il nome dell’azienda è diverso e l’email non esiste
  • Se un nome di contatto dal file esiste già, ma l’email e il nome dell’azienda sono diversi
  • Se un nome di contatto senza email esiste nel file e lo stesso nome di contatto esiste con email nel sistema

NOTA 1: Per ridurre al minimo il rischio di duplicati, ti consigliamo quindi di includere il numero di partita IVA o l’email dell’azienda e il numero di telefono dei contatti.

NOTA 2: Un’importazione non può spostare un contatto da un’azienda ad un’altra o aggiungere un’azienda ad un contatto esistente senza un’azienda collegata. Se sei in questa situazione ti consigliamo di eliminare i contatti a cui vuoi aggiungere un’azienda e poi importare insieme alle informazioni dell’azienda.

NOTA 3: Le regole di duplicazione sono applicate da 20NINE anche quando si aggiunge un’azienda o un contatto manualmente, via LinkedIn, da WordPress, da Fortnox ecc. In alcuni casi, con LinkedIn, non ci sono informazioni sull’IVA o sull’email disponibili e quindi è importante che il nome del contatto e i nomi delle aziende siano scritti esattamente allo stesso modo in 20NINE come su LinkedIn per essere in grado di arricchire gli oggetti già esistenti con ulteriori informazioni da LinkedIn.

Come posso assicurarmi facilmente che il mio file abbia dati corretti?

  1. Lavora con file più piccoli di poche centinaia di righe e non con file di migliaia di righe, perché è più gestibile. L’importazione di dati difettosi sposta solo il problema dal file al sistema.
  2. Ordina la colonna del nome e assicurati che tutti i contatti abbiano un nome
  3. Ordina la colonna dei cognomi e assicurati che tutti i contatti abbiano un nome
  4. Ordina le colonne dei nomi delle aziende e assicurati che lo stesso nome non esista più di una volta
  5. Ordina la tua colonna del telefono e assicurati che nessun numero di telefono esista più di una volta.
  6. Ordina le tue colonne del telefono e assicurati che nessuna cella includa altro che numeri, – o +
  7. Ordina le tue colonne di email e assicurati che nessuna email esista più di una volta.
  8. Ordina le tue colonne di email e assicurati che nessuna cella includa altro che formati di email reali
  9. Ordina le tue colonne di testo e assicurati che nessuna cella includa più testo di quello consentito dai tuoi campi di testo personalizzati