Come avere una scheda di attività precisa e focalizzata

Non è fantascienza capire che se si vuole raggiungere un certo obiettivo o realizzare un sogno è necessario concentrarsi. Si potrebbe però discutere su come la maggior parte delle persone si comportano quando poi mettono in pratica il focus e come questo influisce sul loro percorso verso l’obiettivo e sulle loro possibilità di raggiungere l’obiettivo/sogno.

Ecco una storia di come, insieme ad alcuni clienti, abbiamo cambiato l’intero modo di guardare la scheda attività e quali effetti positivi ha avuto sui loro team.

Cos’è il focus

Definiamo prima cosa intendiamo quando parliamo di concentrazione:
Quando un individuo è concentrato su qualcosa, sta prestando attenzione a quel qualcosa.
Si potrebbe fare un’analogia con i vostri occhi. Quando i tuoi occhi sono concentrati, hanno fatto le regolazioni necessarie per vedere chiaramente ciò su cui ti concentri. Sappiamo anche che ciò che finisce fuori dalla messa a fuoco dell’occhio diventa sfocato, percepiamo le cose fuori dalla nostra area di messa a fuoco ma non sono chiare. È lo stesso quando vogliamo concentrarci su attività o azioni, dobbiamo prestare loro l’attenzione necessaria per massimizzare il risultato di ogni singola azione.

Come raggiungiamo gli obiettivi/sogni

Quando ci poniamo degli obiettivi che significano qualcosa nella vita, di solito dividiamo questi obiettivi in cose separate che devono accadere, possiamo chiamarli eventi. Questo è il modo comune per chiarire e rendere possibile il raggiungimento dell’obiettivo. Raggiungere gli obiettivi è fondamentalmente solo un insieme di eventi che accadono uno dopo l’altro.
Come ci comportiamo di solito in questo caso…
Se si tratta di un sogno molti purtroppo si bloccano a sognare solo la fase finale, cioè quando il sogno è stato realizzato, questo va bene, ma non vi porterà più vicino. È l’esecuzione degli eventi sulla strada per raggiungere il sogno che ti porta effettivamente lì. In molte altre parti della vita come nello sport o in alcune filosofie antiche (stoicismo) la necessità di concentrarsi sul prossimo è vitale per raggiungere il gioco finale. Nel calcio non si può pensare solo alla partita finale della stagione, dove si può vincere la coppa, è necessario concentrarsi sulla prossima partita, il prossimo tempo o anche i prossimi 15 minuti, e fare sempre del proprio meglio in quel momento e lì. È questo comportamento che aumenta le possibilità di raggiungere effettivamente l’obiettivo o il sogno, non il sognare e concentrarsi sull’ultimo passo. Questo non elimina la necessità di alzare a volte la testa e vedere il quadro generale, che può alimentare la vostra ambizione e anche farvi andare avanti nel prossimo evento/fase.

Sconvolgere la tua strada con affari e processi

Quindi, quando si tratta di chiudere accordi e soprattutto di lavorare con accordi in un processo, c’è qualcosa di diverso? Direi di no, è la stessa filosofia che si applica qui. Cos’è un affare se non una serie di eventi che devono essere superati per arrivare alla fase finale, cioè la firma dell’accordo con il cliente. Sulla base di questo, non è strano che tutti i CRM, la maggior parte dei team di management e la maggior parte dei rappresentanti di vendita si concentrino sempre sulla fase finale, cioè la data di chiusura? Perché è così? Questo ha origine da un bisogno di controllo e di previsione e ha influenzato il modo di operare della maggior parte dei CRM e dei dipartimenti di vendita. Il focus è sulla chiusura e sulla previsione invece che sull’azione successiva. Questa è una delle più grandi ragioni per cui molti rappresentanti di vendita credono, con tutto il diritto, che il CRM sia solo uno strumento di controllo e di reporting per il management e non uno strumento per loro stessi. Questo è ciò che rende i CRM un posto dove si va per riportare ciò che si è fatto e non per capire su cosa concentrarsi dopo, cioè un sistema legacy piuttosto che un Information Hub che mi aiuta a concentrarmi e a rendere chiaro cosa fare andando avanti. Come ci si può aspettare di massimizzare e rendere al meglio se non ci si concentra sul perché, cosa e quando spuntare la prossima casella ma si sogna piuttosto la data di chiusura?

Risultato nella realtà

Circa un anno fa (estate 2019) abbiamo parlato con alcuni clienti, indipendentemente l’uno dall’altro, e tutti avevano lo stesso problema. Il problema era che la maggior parte dei rappresentanti aveva continuamente accordi con date di chiusura scadute nei loro processi. I clienti ci hanno chiesto se avevamo qualche idea su cosa si potesse fare per evitare questo problema. Avevano provato molte strategie diverse, come stare addosso ai rappresentanti, dare incentivi, spiegare l’importanza per l’azienda nel suo complesso, ecc. ma niente sembrava aiutare. Abbiamo riflettuto sul problema e siamo tornati con un’idea che volevamo provare insieme a questi clienti. L’idea era di creare una situazione in cui

  1. La scheda delle attività ha effettivamente restituito un valore reale al rappresentante, e non solo alla direzione
  2. Creare una situazione in cui i rappresentanti hanno il controllo al 100% e non dipendono da fattori o decisioni esterne

L’idea era di smettere di usare la data di chiusura come data per la chiusura e invece vedere la data come data per la prossima azione su ogni specifico affare.

Questo perché 

  1. La data di chiusura è l’ultimo passo di una serie di eventi e di solito molte settimane o mesi nel futuro
  2. È molto difficile prevedere quando un affare verrà chiuso, anche per i migliori rappresentanti, poiché non è sotto il loro controllo
  3. Dato che la data di chiusura è per lo più usata da una prospettiva di gestione/previsione e non usata dai rappresentanti (quindi molte vecchie date o date all’ultimo del mese, trimestre, anno, cioè solo spinte in avanti perché la gestione vuole una data.

Per quanto riguarda l’azione successiva. Potrebbe essere qualcosa concordato con il cliente come un incontro prenotato, una chiamata programmata, o che il rappresentante dovrebbe inviare qualcosa. Ma anche se non è stato concordato nulla, il rappresentante può ancora, con il 100% di controllo, dire quando crede di voler seguire l’affare, perché vuole farlo e su cosa concentrarsi durante quel follow up, cioè massimizzare l’attenzione sulla prossima azione. Per rendere la scheda delle attività ancora più chiara e rilevante abbiamo anche consigliato di smettere di guardare la scheda delle attività da un anno o anche peggio (nessun periodo di tempo, cioè tutti gli affari indipendentemente dal tempo) e iniziare a guardare la scheda delle attività da una prospettiva settimanale. Questo anche per le aziende con cicli di vendita di 12-24 mesi, dato che anche loro sono solo una serie di eventi.
I test che abbiamo fatto con questi clienti iniziali hanno avuto un tale successo che abbiamo iniziato a consigliare a tutti gli altri clienti con cui abbiamo parlato di fare lo stesso e, indovinate un po’, hanno ottenuto lo stesso effetto.

Qual era l’effetto allora…

  • Nessun affare con date superate poiché sono basati al 100% sull’input del rappresentante
  • I rappresentanti possono vedere chiaramente su cosa concentrarsi ogni settimana e perché (invece di vedere tutti gli affari, ora possono restringere e concentrarsi solo su quelli su cui devono agire questa settimana)
  • I rappresentanti e la direzione potevano ottimizzare più facilmente ogni azione poiché i dialoghi tra i responsabili delle vendite erano più focalizzati sull’azione successiva e non su quando stavano chiudendo ogni affare.
  • I rappresentanti erano meno stressati

Il risultato positivo di tutti questi test ci ha fatto rendere questo il modo standard di lavorare in 20NINE.
Ps. Per quelli che vogliono ancora avere una data di chiusura, basta aggiungere un campo personalizzato chiamato Data di Chiusura in modo da poter creare rapporti, anche se il punto di vista sulla previsione è anche cambiato per molti che hanno applicato la filosofia del “focus sulla prossima azione”.
Le previsioni basate su un cattivo input non valgono comunque molto e dato che sono solo ipotesi qualificate, la maggior parte preferisce concentrarsi sul numero di affari e sulle prossime azioni per assicurarsi di averne abbastanza per raggiungere i loro obiettivi generali.