La comunicación masiva personal requiere una estructura de datos clara

Una estructura de información clara es la base de los buenos procesos y del éxito de la digitalización. La mayoría de las empresas se esfuerzan por ser más eficientes y aumentar la productividad. Una parte de ese trabajo requiere a menudo una digitalización de la totalidad o de partes de la empresa.

Basarse en rutinas manuales y analógicas es arriesgado y puede llevar a la empresa a quedarse atrás con respecto a la competencia. Este artículo trata de la importancia de una estructura de información y procesos clara cuando se digitaliza una empresa.

Un aspecto clave cuando se transforma en un negocio más digital y automatizado es también renovar los KPI más importantes. ¿Cómo se mide el éxito en una empresa digital?

En una empresa digital y automatizada, se puede conseguir más productividad con menos personal. A modo de ejemplo: El número de empleados ya no es sinónimo de éxito como lo ha sido históricamente, ya que puedes y debes conseguir resultados con menos personas. 

En el negocio digital, lo relevante es más bien el valor que se crea por empleado, es decir, medir el resultado/beneficio por empleado es un KPI mucho más relevante.

Es sólo cuestión de tiempo que la tendencia cambie de un estado en el que es un estatus tener muchos empleados a cuántos resultados puedes ofrecer por empleado.

Simplemente habrá un enfoque en el trabajo inteligente, orientado a los procesos y centrado en los beneficios.

Sin embargo, para tener éxito con la digitalización, hay que hacer un seguimiento de los procesos. Esto, a su vez, requiere tener una buena estructura de información, para empezar.

Una buena estructura de información crea eficiencia

A la hora de digitalizar las operaciones, es de suma importancia contar con las herramientas digitales adecuadas. Éstas deben apoyar los procesos y métodos de trabajo que realiza la empresa, preferiblemente de la forma más automatizada posible.

Para tener éxito con esto, se requiere que los colegas utilicen las herramientas. Muchos de los que adquieren nuevas herramientas digitales quieren, por supuesto, que sean lo más fáciles de usar posible.

Sin embargo, las herramientas nunca son más fáciles que la estructura de información y los procesos a los que deben dar soporte. Una operación compleja no puede reducirse a una operación de un solo clic.

Para tener éxito con el uso de las herramientas digitales, es necesario que existan procesos sólidos y documentados que den soporte al negocio.

También se requiere una estructura de información sólida que cubra : qué debe documentarse y cuándo. Por ejemplo, hay que documentar a los clientes y por qué la empresa necesita esta documentación.

Como gestor, no puede esperar que sus colegas se agilicen. Sin apoyo e instrucciones, es fácil pasivar a los compañeros en lugar de crear un contexto en el que se centren más.

Hay que dedicar tiempo y energía a la estructura de la información y los procesos para que quede claro quién hace qué, cuándo se hace y qué hay que documentar en las distintas fases.

Sin estructura y reglas, la información seguirá siendo tan desestructurada como en el mundo analógico. Los datos desestructurados funcionan para las búsquedas generales en Google, pero no para sacar conclusiones inteligentes en una empresa.

Incluso Google requiere una estructura de información para poder clasificar su página en los primeros puestos.

Dirigir un negocio en el mundo digital simplemente no funciona muy bien si sólo te basas en información no estructurada.

Un ejemplo son los títulos de las personas, que pueden llamarse de cualquier manera, pero internamente es necesario asignar los diferentes títulos a una estructura que le proporcione valor.

Sencillamente, no es posible agrupar a las personas en función de sus títulos porque uno no es igual a otro (no estructurado).

También es probable que disminuya el uso de las herramientas digitales y que empiece a recibir comentarios como “las herramientas no aportan ningún valor”, “las herramientas consumen mucho tiempo”, etc.

Si no entiende la relación entre instrucciones claras y facilidad de uso, perderá mucha energía y dinero en diferentes cambios de sistema y un personal frustrado que no podrá rendir al máximo.

En otras palabras, todo comienza con la estructura de la información y los procesos.

Las herramientas digitales sólo deben apoyar y, preferiblemente, automatizar todos o gran parte de estos procesos.

Hasta que no se consiga esto, no se obtendrá un conjunto de herramientas fácil de usar y un alto grado de utilización de las herramientas digitales. Lo que, a su vez, conduce a la eficiencia y a que usted entregue más con menos.

La mayoría de las personas dejan de utilizar cosas que no entienden cómo usar, y esto se aplica a todo, desde las instrucciones y los mandos a distancia hasta las herramientas digitales.

Muchos clientes y/o colegas necesitan una buena estructura de información

Cualquiera que quiera ser capaz de ver las tendencias a lo largo del tiempo necesita crear una estructura para ello. Una cosa importante con la que muchas empresas están luchando es conseguir clientes potenciales más relevantes.

Algunas utilizan herramientas para buscar en Internet clientes potenciales que coincidan con los existentes.

Desgraciadamente, a menudo se convierte en algo muy superficial si no se tiene una buena estructura de información en el fondo que hable de lo que califica a alguien para convertirse en un cliente de ensueño.

Desarrollar un buen perfil de cliente ideal es, por tanto, un requisito previo para ser más eficiente en las ventas.

Sin embargo, mucha gente se conforma con niveles demasiado básicos y todo suele basarse en el perfil de la empresa (industria, tamaño, geografía, etc.) y sólo en algunos casos en segmentaciones relacionadas con las personas.

Por ejemplo, se mira el rol que tiene una persona, el comportamiento que tiene, la edad, la educación, el género, etc.

Cuanto más complejo es el negocio que diriges, más importante es profundizar en el perfil del cliente ideal.

Sencillamente, tienes menos clientes potenciales entre los que elegir en el mercado y, por lo tanto, necesitas entender cuáles son los adecuados para ti.

Un gran reto con el que todos convivimos es el hecho de que vivimos en un mundo analógico que intentamos digitalizar. Lamentablemente, en muchos casos, esto lleva a una simplificación excesiva de la realidad.

La razón por la que se hacen negocios con algunas personas y empresas puede depender de muchos parámetros diferentes y la mayoría de ellos no se pueden encontrar en la web, ni por humanos ni por softwares.

Cómo identificar cosas como la química personal, la confianza, el valor para tomar decisiones, la creatividad, etc. Sólo se puede hacer en el diálogo.

Sin embargo, es crucial que esa información esté documentada.

Por lo tanto, una buena estructura y proceso de información puede facilitar el trabajo de calificación de los clientes potenciales y crear las condiciones para que nosotros nos centremos en la comunicación que realmente requiere un toque humano, es decir, todo lo que tiene que ver con la creatividad y la confianza.

Una buena estructura de la información también es necesaria para ver las tendencias a lo largo del tiempo, ya que sin datos estructurados hay que confiar en la intuición propia y de los compañeros.

Mucha gente habla de la información como el nuevo oro, y luego no aprovechar ese oro es realmente una pura locura.