Cómo conseguir una tabla de actividades precisa y enfocada

No es una ciencia espacial entender que si se quiere alcanzar un objetivo determinado o realizar un sueño hay que centrarse. Sin embargo, se podría hablar de cómo se comporta la mayoría de la gente cuando aplica el enfoque y de cómo eso afecta a su camino hacia el objetivo y a sus posibilidades de alcanzar el objetivo/sueño.

A continuación, le contamos cómo, junto con algunos clientes, cambiamos por completo la forma de ver su tablero de actividades y los efectos positivos que tuvo en sus equipos.

Qué es el enfoque

Definamos primero lo que queremos decir cuando hablamos de enfoque: 

Cuando un individuo está concentrado en algo, está prestando atención a ese algo. 

Se podría hacer una analogía con los ojos. Cuando tus ojos están enfocados, han hecho los ajustes necesarios para ver con claridad lo que enfocas. 

También sabemos que lo que queda fuera del foco del ojo se vuelve borroso, percibimos las cosas fuera de nuestra área de enfoque pero no son claras.

Lo mismo ocurre cuando queremos enfocar tareas o acciones, tenemos que prestarles la atención necesaria para maximizar el resultado de cada acción individual.

Cómo alcanzamos los objetivos/sueños

Cuando establecemos objetivos que significan algo en la vida, solemos dividir esos objetivos en cosas separadas que deben suceder, podemos llamarlas eventos. 

Esta es la forma habitual de hacer que sea claro y posible alcanzar el objetivo.

Alcanzar los objetivos es básicamente un conjunto de acontecimientos que se suceden.

Cómo solemos comportarnos entonces…

Si se trata de un sueño, muchos, por desgracia, se quedan atascados en soñar sólo con la etapa final, es decir, cuando el sueño se ha realizado, eso está bien, pero no te llevará más cerca. Es la ejecución de los acontecimientos en el camino para alcanzar el sueño lo que realmente te lleva allí.

En muchas otras partes de la vida, como en los deportes o en algunas filosofías antiguas (el estoicismo), la necesidad de centrarse en lo siguiente es vital para alcanzar el juego final.

En el fútbol no puedes pensar sólo en el último partido de la temporada, en el que puedes ganar la copa, sino que tienes que centrarte en el siguiente partido, en el siguiente tiempo o incluso en los siguientes 15 minutos, y dar siempre lo mejor de ti en ese momento. 

Es ese comportamiento el que aumenta las posibilidades de alcanzar el objetivo o el sueño, no el soñar y centrarse en el último paso.

Esto no quita la necesidad de levantar a veces la cabeza y ver el panorama general, que puede alimentar tu ambición e incluso hacerte ir más allá en el siguiente evento/etapa.

Desafía tu camino con tratos y procesos

Así que, cuando se trata de cerrar tratos y especialmente de trabajar con tratos en un proceso, ¿hay algo diferente? Yo diría que no, que es la misma filosofía la que se aplica aquí.

Qué es un trato sino una serie de acontecimientos que hay que pasar para llegar a la fase final, es decir, la firma del acuerdo con el cliente.

Basándonos en esto, ¿no es extraño que todos los CRM, la mayoría de los equipos de gestión y la mayoría de los representantes de ventas se centren siempre en la etapa final, es decir, la fecha de cierre? ¿Por qué es así?

Esto tiene su origen en una necesidad de control y previsión y ha afectado a la forma de operar de la mayoría de los CRM y de los departamentos de ventas. La atención se centra en el cierre y la previsión en lugar de en la siguiente acción.

Esta es una de las mayores razones por las que muchos representantes de ventas creen, con todo derecho, que el CRM es sólo una herramienta de control y de información para la dirección y no una herramienta para ellos mismos.

Esto es lo que hace que los CRM sean un lugar al que se acude para informar de lo que se ha hecho y no para entender en qué hay que centrarse a continuación, es decir, un sistema heredado en lugar de un centro de información que me ayude a centrarme y a tener claro qué hacer en el futuro.

¿Cómo se puede esperar maximizar y rendir al máximo si no nos centramos en el por qué, el qué y el cuándo para marcar la siguiente casilla, sino que soñamos con la fecha de cierre? Resultado en la realidad

Hace aproximadamente un año (verano de 2019) hablamos con unos cuantos clientes, independientemente unos de otros, y todos tenían el mismo problema. 

El problema era que la mayoría de los representantes tenían continuamente tratos con fechas de cierre pasadas en sus procesos. Los clientes nos preguntaron si teníamos alguna idea de lo que se podía hacer para evitar ese problema. 

Habían probado muchas estrategias diferentes, como estar encima de los representantes, dar incentivos, explicar la importancia para la empresa en su conjunto, etc., pero nada parecía ayudar.

Nos fuimos a casa a pensar en el problema y volvimos con una idea que queríamos probar con estos clientes. La idea era crear una situación en la que

El tablero de actividades aportara un valor real al representante, y no sólo a la dirección

Crear una situación en la que los representantes tuvieran el 100% del control y no dependieran de factores o decisiones externas

La idea era dejar de utilizar la fecha de cierre como fecha de cierre y, en su lugar, ver la fecha como la fecha de la siguiente acción en cada acuerdo específico.

Esto ya que 

La fecha de cierre es el último paso de una serie de acontecimientos y suele ser de muchas semanas o meses en el futuro

Es muy difícil predecir cuándo se va a cerrar una operación, incluso para los mejores representantes, ya que no está bajo su control.

Dado que la fecha de cierre se utiliza principalmente desde la perspectiva de la gestión/previsión y no por los representantes (de ahí que haya muchas fechas antiguas o fechas a finales de mes, trimestre o año, es decir, que se adelantan porque la dirección quiere una fecha).

En cuanto a la siguiente acción. Podría ser algo acordado con el cliente potencial/cliente, como una reunión reservada, una llamada programada, que el representante deba enviar algo. Pero incluso si no se ha acordado nada, el representante puede, con un control del 100%, decir cuándo cree que quiere hacer un seguimiento del acuerdo, por qué quiere hacerlo y en qué debe centrarse durante ese seguimiento, es decir, maximizar el enfoque en la siguiente acción.

Para que el tablero de actividades sea aún más claro y relevante, también recomendamos dejar de mirar el tablero de actividades desde un año o incluso peor (sin ningún período de tiempo, es decir, todos los tratos sin importar el tiempo) y empezar a mirar el tablero de actividades desde la perspectiva de una semana. Esto incluso para empresas con ciclos de ventas de 12-24 meses, ya que también son sólo una serie de eventos.

Las pruebas que hicimos con estos clientes iniciales tuvieron tanto éxito que empezamos a recomendar a todos los demás clientes con los que hablamos que hicieran lo mismo y, adivinen, obtuvieron el mismo efecto. 

Cuál fue el efecto entonces…

No hay tratos con fechas antiguas, ya que se basan al 100% en las aportaciones de los representantes

Los representantes podían ver claramente en qué centrarse cada semana y por qué (en lugar de ver todas las ofertas, ahora podían reducirlas y centrarse sólo en aquellas en las que debían actuar esta semana)

Los representantes y la dirección podían optimizar más fácilmente cada acción, ya que los diálogos entre los directores de ventas se centraban más en la siguiente acción y no en el momento de cerrar cada trato. 

Los representantes se estresaron menos

El resultado positivo de todas estas pruebas nos hizo convertir esta forma de trabajo en el estándar de 20NINE.

Ps. Para aquellos que todavía quieren tener una fecha de cierre, sólo tienen que añadir un campo personalizado llamado Fecha de cierre para poder crear informes, aunque la visión sobre la previsión también ha cambiado para muchos que han aplicado la filosofía de “centrarse en la siguiente acción”. 

Las previsiones basadas en datos erróneos no tienen mucho valor y, como sólo se trata de conjeturas cualificadas, la mayoría prefiere centrarse en el número de operaciones y en las próximas acciones para asegurarse de que tienen suficientes para alcanzar sus objetivos generales.

5 NOV

Otros: Cómo configurar los equipos de MS para permitir que 20NINE se conecte

La integración de 20NINE en Microsoft Teams necesita permiso para acceder a los recursos adecuados en su organización. Esto sólo puede ser concedido por el administrador de Microsoft.

Así que, en primer lugar, identifique quién es el administrador de Microsoft en su organización y pídale que siga esta pauta: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/manage-apps/configure-admin-consent-workflow

Instrucciones detalladas paso a paso: 

Inicie sesión en el portal de Azure como administrador global.

Haga clic en Todos los servicios en la parte superior del menú de navegación de la izquierda. Se abre la extensión de Azure Active Directory.

En el cuadro de búsqueda del filtro, escriba “Azure Active Directory” y seleccione el elemento Azure Active Directory.

En el menú de navegación, haga clic en Aplicaciones empresariales.

En Gestionar, seleccione Configuración de usuario.

En Solicitudes de consentimiento del administrador (vista previa), establezca que los usuarios pueden solicitar el consentimiento del administrador para las aplicaciones a las que no pueden dar su consentimiento en Sí.

Inicie sesión en el portal de Azure como administrador global.

Haga clic en Todos los servicios en la parte superior del menú de navegación de la izquierda. Se abre la extensión de Azure Active Directory.

En el cuadro de búsqueda del filtro, escriba “Azure Active Directory” y seleccione el elemento Azure Active Directory.

En el menú de navegación, haga clic en Aplicaciones empresariales.

En Gestionar, seleccione Configuración de usuario.

En Solicitudes de consentimiento del administrador (vista previa), establezca que los usuarios pueden solicitar el consentimiento del administrador para las aplicaciones a las que no pueden dar su consentimiento en “Sí. Configurar” los ajustes del flujo de trabajo del consentimiento del administrador

7. Configure las siguientes opciones:

Seleccione los usuarios que revisarán las solicitudes de consentimiento del administrador. Seleccione los revisores para este flujo de trabajo entre un conjunto de usuarios que tengan las funciones de administrador global, administrador de aplicaciones en la nube y administrador de aplicaciones.

Los usuarios seleccionados recibirán notificaciones por correo electrónico para las solicitudes. Habilite o deshabilite las notificaciones por correo electrónico a los revisores cuando se realice una solicitud.

Los usuarios seleccionados recibirán recordatorios de expiración de solicitudes. Habilitar o deshabilitar las notificaciones por correo electrónico de recordatorio a los revisores cuando una solicitud está a punto de expirar.

La solicitud de consentimiento expira después de (días). Especifique el tiempo de validez de las solicitudes.

Seleccione Guardar. La función puede tardar hasta una hora en activarse.

Cómo solicitan los usuarios el consentimiento del administrador

Una vez habilitado el flujo de trabajo de consentimiento del administrador, los usuarios pueden solicitar la aprobación del administrador para una aplicación a la que no están autorizados a dar su consentimiento. Los siguientes pasos describen la experiencia del usuario al solicitar la aprobación.

El usuario intenta iniciar sesión en la aplicación.

Aparece el mensaje de Aprobación requerida. El usuario escribe una justificación para necesitar acceso a la aplicación y, a continuación, selecciona Solicitar aprobación. La captura de pantalla muestra un cuadro de diálogo Se requiere aprobación en el que se puede Solicitar aprobación.

Un mensaje de Solicitud enviada confirma que la solicitud fue enviada al administrador. Si el usuario envía varias solicitudes, sólo se envía la primera al administrador.

El usuario recibe una notificación por correo electrónico cuando su solicitud es aprobada, denegada o bloqueada.

Revisar y actuar sobre las solicitudes de consentimiento del administrador

Para revisar las solicitudes de consentimiento del administrador y tomar medidas:

Inicie sesión en el portal de Azure como uno de los revisores registrados del flujo de trabajo de consentimiento del administrador.

Seleccione Todos los servicios en la parte superior del menú de navegación de la izquierda. Se abre la extensión de Azure Active Directory.

En el cuadro de búsqueda del filtro, escriba “Azure Active Directory” y seleccione el elemento Azure Active Directory.

En el menú de navegación, haga clic en Aplicaciones empresariales.

En Actividad, seleccione Solicitudes de consentimiento de los administradores (Vista previa)Los revisores sólo verán las solicitudes de los administradores que se hayan creado después de haber sido designados como revisores.

Seleccione la solicitud que se está solicitando.

Revise los detalles de la solicitud:

Para ver quién solicita acceso y por qué, seleccione la pestaña Solicitado por.

Para ver qué permisos solicita la aplicación, seleccione Revisar permisos y consentimientos.

Evalúe la solicitud y tome la acción apropiada:

Aprobar la solicitud. Para aprobar una solicitud, conceda el consentimiento del administrador a la solicitud. Una vez que se aprueba una solicitud, se notifica a todos los solicitantes que se les ha concedido acceso.

Denegar la solicitud. Para denegar una solicitud, debe proporcionar una justificación que se facilitará a todos los solicitantes. Cuando se deniega una solicitud, se notifica a todos los solicitantes que se les ha denegado el acceso a la aplicación. La denegación de una solicitud no impedirá que los usuarios vuelvan a solicitar el consentimiento del administrador a la aplicación en el futuro.

Bloquear la solicitud. Para bloquear una solicitud, debes proporcionar una justificación que se facilitará a todos los solicitantes. Una vez que se bloquea una solicitud, se notifica a todos los solicitantes que se les ha denegado el acceso a la aplicación. Al bloquear una solicitud se crea un objeto principal de servicio para la aplicación en su usuario en un estado deshabilitado. Los usuarios no podrán solicitar el consentimiento del administrador para la aplicación en el futuro.