Academia de digitalización – 2

  • Paso 1 – Recoger información automáticamente. Incluso una pequeña empresa produce una gran cantidad de información valiosa cada día. Pueden ser correos electrónicos que se envían/reciben, llamadas que se realizan o intentos de llamada que se llevan a cabo. También se crean regularmente nuevos documentos que se envían al exterior, como acuerdos, presupuestos, confirmaciones de entrega, etc.

Recopilar y compartir esta información puede llevar mucho tiempo y ser tedioso. Para poder actuar con rapidez, es importante estar al tanto de lo siguiente en todo momento

  • el último estado del diálogo con una relación individual
  • el último acuerdo
  • la última plantilla de cotización

No es necesario llamar a los compañeros ni celebrar reuniones para conocer el último estado. Debe ser siempre fácilmente accesible y, preferiblemente, también desde el teléfono.

Al tener un software inteligente que recoja automáticamente las llamadas y los correos electrónicos enviados/recibidos y los añada a un registro de comunicación, siempre podrá hacer un seguimiento de la última comunicación con su relación.

Al conectar su almacenamiento de documentos (Dropbox, OneDrive, Google Drive) también puede vincular sus documentos a estas relaciones.

El objetivo de esto es que no tengas que pensar en dónde está almacenada la información en algún lugar (la cesta de correo electrónico del colega, la agenda, el registro telefónico, la estructura de carpetas en la superficie de los documentos, etc.) Sólo debes saber de qué relación quieres información y dónde debes encontrar toda esta información.

  • Registrar llamadas e intentos de llamada
  1. Descargue 20NINE desde la Apple Appstore o Google Play y llame a sus contactos directamente desde la aplicación, entonces todas las llamadas e intentos de llamada se registrarán automáticamente
  2. Conecte 20NINE con Microsoft Teams, entonces todas las llamadas e intentos de llamada realizados con Teams se registran, dado que el número de teléfono también está en 20NINE
  • Sincronizar todos los correos electrónicos enviados / recibidos: Cada usuario de su cuenta puede conectar su cuenta de Office 365 o de Google.
  1. Haga clic en el botón de enlace para Office 365 o Google 
  2. Inicia sesión en Microsoft o Google en la ventana emergente
  3. Haz clic en el botón “Sincronizar calendario”.
  4. Haz clic en el botón “Sincronizar correo electrónico”.

Sincronización del correo electrónico: Ahora todos los correos electrónicos que envíes o recibas de tus contactos de 20NINE se guardarán en el registro de “Últimas comunicaciones” de contactos y empresas

Puedes enviar o recibir tus correos electrónicos desde tu ordenador, teléfono o cliente de correo electrónico siempre que sea tu dirección de correo electrónico de Office365 / Gmail la que utilices.

  • Más información: Llamar desde 20NINE con Teams
  • Conectar un almacenamiento de documentos externo
  1. Cree una cuenta de usuario especial para documentos en OneDrive / DropBox / Google Drive y conéctela a 20NINE desde el engranaje / integraciones de 20NINE.
  2. Vaya a OneDrive / DropBox / Google Drive y ahora verá una carpeta de nivel superior de 20NINE en OneDrive. Haga clic en esa carpeta para establecer qué usuarios de su organización deben poder acceder a la carpeta de 20NINE, preferiblemente todos los usuarios con acceso a 20NINE
  3. Ahora puede empezar a añadir documentos a las empresas, contactos o negocios/pedidos en 20NINE haciendo clic en Añadir más más login en el lado derecho de una empresa, contacto o negocio/pedido específico
  4. Para leer un documento, haga clic en el icono del documento en la empresa, contacto o negocio / pedido, luego haga clic en el documento y luego haga clic en “el ojo”. El documento se abre ahora en una nueva pestaña de su navegador. (Todos los usuarios a los que no se les haya concedido acceso de lectura en la carpeta de 20NINE en OneDrive / DropBox / Google Drive se les pedirá que inicien sesión con la información de acceso de la cuenta de documentos compartidos conectada que creó en el paso 1)
  5. Si también utiliza 20NINE e-Signing, podrá guardar sus documentos firmados directamente en OneDrive / DropBox / Google Drive, eligiendo si desea guardar el documento firmado en la empresa, el contacto o el acuerdo / pedido

Prueba gratuita

  • Paso 2 – Racionalizar la gestión de documentos: Cuando se trata de la gestión de documentos, la mayoría de la gente está acostumbrada a trabajar con Microsoft Word. Es una buena herramienta, pero puede llevar fácilmente a la incertidumbre sobre dónde se encuentra la última versión de un documento, Word no carga la información desde un sistema, sino que toda la información debe introducirse manualmente. 

Esto puede llevar fácilmente a que la gestión de los documentos se convierta en un cuello de botella, en un proceso que por lo demás es relativamente rápido. 

Para sortear estos obstáculos, la digitalización inteligente con plantillas de documentos puede hacer que estos procesos sean mucho más rápidos y también más seguros, ya que siempre se utiliza la última versión de una plantilla.

Si además se añade la firma electrónica como componente activo, se consiguen rutinas documentales aún más rápidas y seguras.

La firma y el almacenamiento de los acuerdos directamente en la relación, desde su teléfono móvil u ordenador, es a la vez fácilmente segura, ya que nunca tendrá que preocuparse de dónde encontrar sus acuerdos por ejemplo.

  • Crear plantillas de documentos
    • Usted puede crear fácilmente plantillas desde el engranaje / plantillas
    • Puede elegir insertar textos, imágenes, datos del sistema en cada plantilla
  • Aplicar la firma electrónica Desde el contacto, la empresa o la tienda, puede hacer clic fácilmente en el icono del documento y seleccionar una plantilla terminada que haya creado o cargar un PDF y luego enviarlo para su firma electrónica. En 20NINE, se paga a destajo por documento una vez que éste ha sido firmado por todas las partes. Puede enviar documentos para su firma tanto desde las aplicaciones móviles como desde la versión web de 20NINE.

Prueba gratuita

  • Paso 3 – Poner a disposición la información de la factura: La mayoría de las empresas disponen de una herramienta digital para gestionar tanto la facturación como la contabilidad. Sin embargo, esa herramienta suele limitarse a ser utilizada únicamente por las personas del departamento financiero, y tampoco es una herramienta adecuada para mantener las relaciones.

Para agilizar aún más los procesos, puede ser una buena idea introducir la información de las facturas en la herramienta que se tiene para gestionar las relaciones y los procesos de relación. Así, todas las personas con acceso a una relación pueden ver rápidamente cuánto se ha facturado en la relación y qué se ha facturado y cuándo.

  • Conecte 20NINE y Fortnox: Si utiliza Fortnox, puede conectarse fácilmente a 20NINE y pasar todos los clientes, facturas y artículos a 20NINE. 20NINE también sincroniza esto continuamente para que siempre tenga disponible la información correcta de las facturas por relación en 20NINE, a través del ordenador o de la aplicación móvil.

Resumen: Ahora ha dado el siguiente paso en su digitalización y para muchos esto es más que suficiente. Ahora tiene sus relaciones relevantes en un área común y están categorizadas y son fáciles de buscar y manejar individualmente o con gestión masiva. Después de la Lección 2, también tiene todas sus llamadas, intentos de llamada, correos electrónicos enviados/recibidos en el registro de comunicaciones y ha conectado su almacenamiento de documentos a 20NINE para que siempre tenga acceso a los últimos documentos por relación y pueda crear fácilmente nuevos documentos en línea y enviarlos para su firma electrónica, tanto desde el ordenador como desde la aplicación móvil.

Siguiente lección: Cómo agilizar la exploración, las ventas y la facturación