Academia de digitalización – 1

Introducción:¿Qué significa realmente la digitalización? En su forma más pura, significa que se convierte la información analógica en digital. La mayoría de las personas y empresas ya lo han hecho.

Sin embargo, muchas empresas pequeñas tienen problemas con el hecho de que la información empresarial importante esté repartida entre diversas herramientas digitales o software. También experimentan desafíos con los pasos de trabajo manual que llevan tiempo.

Por lo tanto, no basta con almacenar la información digitalmente, sino que debe ser de fácil acceso y estar vinculada en un contexto relevante.

El objetivo debe ser automatizar las rutinas manuales, racionalizar las tareas administrativas, los canales de distribución, los desplazamientos e incluso ciertas funciones, y poder ofrecer un mejor suministro y disponibilidad de la información con independencia del tiempo y el lugar. Esta digitalización del negocio o de los procesos suele incluir también el cambio de los métodos de trabajo.

Esta es principalmente la parte en la que se centra la escuela de digitalización de 20NINE, es decir, cómo puede conseguir métodos de trabajo más eficientes haciendo que su información importante esté disponible en un contexto que sea fácil de entender.

Siguiendo las recomendaciones dadas en la escuela de digitalización, el estado de sus relaciones y procesos será más claro, sólo tendrá que introducir la información una vez y estará disponible para todos los implicados en tiempo real e incluso se le informará cuando se realicen actualizaciones en tiempo real.

Esto, a su vez, hace que te desconectes de la oficina como lugar principal para obtener la información más reciente porque la información se reúne en un lugar digital central donde todos encuentran la información que es relevante y está disponible 24/7 en tu bolsillo.

Simplemente estás creando la oficina móvil y digital de verdad.

  • Paso 1 – Ponerse en marcha: Dado que probablemente ya tienes tu información importante repartida entre tus teléfonos, cuentas de correo electrónico, hojas de Excel, sistemas de contabilidad, etc., un primer paso importante es conectarte a un servicio que se sitúe como una capa sobre tus otras herramientas y recoja los datos de éstas.

Para ello: El primer paso será, por tanto, registrar una cuenta en 20NINE.

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  • Paso 2 – Categorizar: La categorización de las cosas es un mecanismo básico en los seres humanos. Colocar diferentes fenómenos en la misma categoría significa que tomamos nota de algunas de sus propiedades y juzgamos que son similares.

Al centrarnos sólo en ciertas características, ignoramos otras en las que los fenómenos pueden ser diferentes. De este modo, reducimos la complejidad del flujo de información y creamos una base más manejable para nuestras suposiciones y acciones.

Toda actividad cognitiva incluye un elemento de categorización inconsciente del mundo exterior que necesitamos para poder seguir procesando la información. En la lingüística cognitiva, esto se expresa como: “Nada es más básico que la categorización de cómo pensamos, percibimos, actuamos y hablamos”.

Esto también se aplica a la información con la que trabajamos dentro de una empresa, independientemente de que sea una empresa individual o forme parte de una organización con más individuos.

Para ello: Ahora necesitas categorizar tus relaciones (contactos y empresas) para que éstas sean fáciles de segmentar, buscar e incluso gestionar en masa.

La categorización puede ser diferente para las distintas empresas, pero por ejemplo la dirección, la industria, el tipo de contactos y la empresa (cliente, antiguo cliente, cliente potencial, miembro, socio, revendedor, proveedor, etc.) pueden ser un buen comienzo. Luego puedes ampliarlo con más categorías.

Si tienes muchas personas en tus listas, puede valer como regla básica que la estructura de categorización que decidas te permita buscar segmentos del tamaño 40-50. Si tiene varios miles de personas en la lista, probablemente no sea suficiente con la dirección y el tipo, sino que puede querer añadir Posición / Rollo u otras categorías, para usted, completamente únicas.

Categorías por defecto: En 20NINE, hay muchos valores en las listas desplegables, etc . Por supuesto, estos pueden ser cambiados para adaptarse a su empresa individual.

Cómo cambiar los valores en las listas desplegables:

  1. Haga clic en el icono de configuración (engranaje) en el menú principal
  2. Haga clic en Configuración de la empresa y “Valores por defecto”.
  3. Para los tipos de empresa/contacto, relaciones de contacto, categorías, enfoque, etc., haga clic en la flecha desplegable para ver las opciones estándar
  4. Para añadir una nueva, haga clic en el signo verde más y añada su opción
  5. Para editar / eliminar una opción existente, haga clic en los tres puntos a la derecha de la opción

Desde esta sección también puedes

  • clasificar sus reuniones y recordatorios con la lista llamada “Enfoque”
  • categorizar los cargos / funciones de tus contactos con la lista llamada “Cargos”
  • añadir industrias a la lista llamada “Industrias”

Categorías adicionales: Añadir sus propios campos de datos personalizados facilita la gestión de grandes cantidades de datos (negocios, empresas, contactos, etc.).

También será más fácil crear listas de llamadas, realizar actualizaciones masivas, enviar correos electrónicos masivos personales, etc. porque facilita y agiliza la identificación de segmentos específicos.

¿Dónde puedo añadir campos personalizados? 

  • Haga clic en el icono de configuración (engranaje) en el menú principal
  • Seleccione la configuración de la empresa y la opción “Campos de datos propios”
  • Haga clic en el elemento preferido al que desee añadir un campo de datos propio (cuenta, contacto, transacción calificada, etc.)

¿Qué campos de datos podemos añadir?

  • Campo de texto (es posible limitar el número de caracteres que se pueden añadir)
  • Cuadros de texto (es posible limitar el número de caracteres que se pueden añadir)
  • Campo de números (es posible limitar el número de enteros / decimales que se pueden añadir)
  • Listas de desplazamiento (es posible establecer la cantidad deseada de selecciones y establecer el campo como selecciones múltiples / simples)
  • Casillas de verificación (es posible establecer la cantidad deseada de selecciones y establecer el campo como selecciones múltiples / simples)
  • Fecha (es posible establecer el formato de fecha deseado)
  • Enlaces / URL (es posible elegir diferentes tipos de enlaces predefinidos como LinkedIn, Facebook, Skype, etc.)
  • Hashtag (es posible elegir qué grupos de productos deben estar disponibles como hashtags)

Para leer: La comunicación masiva personal marca la diferencia

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Paso 3 – Importe sus datos: Si tienes un archivo de empresas y personas que quieres añadir a Salesbox, puedes importar fácilmente ese archivo a 20NINE.

Prepare su archivo: Para garantizar que todos los datos se incluyan en la importación, los datos deben seguir las reglas de formato de 20NINE. Lea esta instrucción que describe las reglas de datos para un archivo de importación.

Antes de importar su archivo, también debe convertir el archivo al formato .CSV (Si tiene palabras que contienen Å, Ä, Ö o, por ejemplo, letras españolas o alemanas, entonces seleccione el formato de archivo .CSV del tipo UTF8).

Abra su archivo

  • Asegúrese de que los títulos de las columnas son la primera fila, y elimine todas las demás filas por encima de los títulos de las columnas.
  • Seleccione Guardar como / exportar a
  • Seleccione .CSV o .CSV de tipo UTF8

Ahora tiene un archivo listo para importar a 20NINE.

Importe su archivo

  1. Haga clic en el icono de configuración en el menú principal 
  2. Seleccione la configuración de la empresa, la opción “Importar”.
  3. Haga clic en el botón verde de importación
  4. Seleccione su archivo .CSV desde su ordenador
  5. Ahora tiene su archivo en modo de vista previa y ve los títulos de las columnas + las tres primeras líneas de su archivo
  6. Haga clic en el botón “Empresa / contacto”.
  7. Seleccione al menos un usuario responsable (los usuarios seleccionados reciben los contactos y empresas importados en sus listas personales)
  8. En la tabla que aparece a continuación puede hacer coincidir las columnas que deben añadirse a los campos de datos en 20NINE (si ha añadido campos de datos personalizados, también están disponibles para la importación aquí)
  9. Una vez que haya emparejado todas las columnas que desea importar, haga clic en el botón de envío y espere. (pueden pasar unos minutos hasta que la información importada aparezca en las listas de empresa y de contactos del usuario responsable) dependiendo de los derechos del usuario, otros usuarios también pueden ver la información importada si cambian al nivel de departamento o de empresa en el filtro de usuarios situado en la cabecera del sistema.

Vale la pena leerlo: Cómo estructurar su archivo de importación

También es posible importar contactos y empresas desde, por ejemplo, LinkedIn si tiene instalado el plugin de 20NINE para LinkedIn.

  1. Haga clic en el icono de configuración (engranaje) en el menú principal
  2. Seleccione Mis ajustes y la opción “Extensiones”.
  3. Haz clic en el botón de instalación junto a LeadClipper
  4. Sigue la guía de la Google Chrome Web Store
  5. Una vez instalado LeadClipper en Chrome, haga clic en el logotipo de 20NINE en su navegador Chrome (esquina superior izquierda)
  6. Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de 20NINE
  7. Vaya a todas las personas en LinkedIn que quiera añadir a 20NINE y haga clic en el botón azul de 20NINE y seleccione “Añadir a contactos” (Ahora obtendrá la empresa, el logotipo de la empresa, la geografía, el nombre del contacto, el título del contacto, la foto y la geografía añadidos a 20NINE)
  8. Haz clic en el enlace “Información de contacto” en el perfil de Linkedin para que la gente pueda añadir el teléfono, el correo electrónico, etc. a 20NINE también. (El teléfono y el correo electrónico normalmente sólo están disponibles en los contactos con los que estás conectado en LinkedIn)

Resumen: Ahora has empezado con una aplicación que reúne la información de tu negocio en un solo lugar. También has creado una clara categorización de tus relaciones y has importado tus listas para poder empezar a trabajar en tus relaciones desde un lugar de trabajo común.

Siguiente lección: Cómo recopilar información automáticamente